Ценность документированных процессов (часть 2)

06.08.2014

Продолжаем рассказ Марсии Уидон о том, зачем нужно создавать документацию и почему это лучше сделать, пока ваш бизнес ещё относительно мал.

Текучка персонала

Мелкие компании любят супер-сотрудников, которые знают, как делать всё. Опасность заключается в том, что такой сотрудник может однажды выиграть в лотерею или найти работу своей мечты. Высшее образование, вторая половинка, ребёнок или родители могут также стоять выше вас по приоритетам.

Даже самые надёжные сотрудники могут однажды неожиданно уйти из компании. Люди болеют, попадают в аварии, могут понадобиться родным, умирают. Если не документировать процессы, то все знания и наработки уйдут вместе с этим сотрудником.

За стенами компании

Как бы компания не блистала на вершине, есть события и функции, которые требуют работы, адаптации и соблюдения вне стен компании.

Существуют нормативные требования для труда, налогов, экологических последствий, безопасности продукции и это только часть списка. В случае судебных исков хорошо задокументированные процессы могут доказать, что именно компания сделала, когда это было сделано, и кто это сделал. Ответственность и сопровождающие её штрафы часто можно уменьшить, а то и вовсе избежать, если доказать соблюдение норм.

Отложим нормативно-правовые вопросы в сторону. Рынок меняется, с помощью технологических достижений или внедрения новых продуктов и услуг. Чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны адаптироваться, ещё больше усложняя «обычный бизнес».

Затем, экономика. Многие компании борются за выживание, когда бизнес медленно развивается. Хорошо задокументированные процессы могут показать, что можно объединить, улучшить или удалить, чтобы уменьшить расходы.

Если нужно отплыть от берега, как убедиться, что рабочие на другом конце света об этом узнают?

Катастрофы

Никто не хочет признавать, что с ним может случиться катастрофа. Мы все видели репортажи о сгоревших заводах, а это не единственное, что может случиться с компанией. Торнадо, наводнения или землетрясения могут в минуты разрушить ваш бизнес. Никто не мог предвидеть, сколько разрушений принесёт ураган Катрина и сколько компаний закроются из-за теракта 11 сентября.

Что делать компании, чтобы восстановиться? Те, у кого задокументрованы процессы, особенно если копии хранятся в пожаро- и водобезопасном месте, показывают лучшие темпы восстановления, чем те, кто отложил создание документации на будущее.

При несчастном случае или судебном иске документация – лучшая страховка для компании.

Планы на будущее

Документированные процессы охватывают изменения с течением времени и их косвенные преимущества и проблемы. Ежегодные обзоры документированных процессов помогают выделить то, что является устаревшим, избыточным, что нуждается в обновлении, что работает, а также показывают адекватность или потребность в некоторых мерах.

С уверенностью можно вводить инновации, так как документированные процессы предоставляют отличные идеи того, какие изменения или направления следует принять. Процесс в печатном виде, чёрным по белому, может также вдохновить на идеи, которые иначе не были такими очевидными.

Конечно, немало изменений происходит, пока компания развивается от «давайте это сделаем» с закатанными рукавами до дочерних фирм, личных самолётов и корпоративных штаб-квартир.

Хорошая документация помогает расти бизнесу и претворяет мечты в реальность, предоставляя ясность, историю, дорожные карты, страховку и контрольные точки.

Источник: The value of documented processes

Тэги: организация работы, эффективность