На заметку руководителю: Бюджетирование команды по разработке информации

27.11.2015

Алисса Фокс, директор по разработке информации и программному управлению компании NetIQ Corporation, рассказывает о том, как продумать бюджет для успешной работы команды по разработке информации. Статья будет полезна руководителям отделов технической документации, менеджерам ИТ-отделов или менеджерам проектов.

Понимание и тщательное отслеживание затрат и доходов, связанных с вашей командой по разработке информации помогает вам ответственно участвовать в формировании общей чистой прибыли вашей компании. Рассмотрите следующие области, когда определяетесь с затратами на следующий финансовый год.

Программное обеспечение, «железо» и инструменты

Выделение средств на покупку инструментов делается не для удовольствия – это необходимость. Если вы не планируете смену основных инструментов, эта бюджетная категория будет в основном включать расходы на обновления или продление подписки на облачные сервисы и техническую поддержку. Однако в зависимости от размера вашей команды стоимость, скажем, обновления FrameMaker, может быть значительной. Эта категория должна включать не только инструменты для авторинга, но и другие платные инструменты, такие как программы для создания графики, софт для работы со скриншотами или программы для совместной работы, которые используются вашей командой.

Аппаратное обеспечение обычно тоже попадает в эту категорию, если вы распоряжаетесь бюджетом на него. Часто управление «железом» осуществляется централизованно ИТ-отделом (или другой группой), от определения циклов обновления, до заказа, выбора конфигурации и доставки. Вы можете оказаться в ситуации, когда расходы на аппаратное (и программное) обеспечение ложатся на этот отдел, а не покупаются напрямую, тем не менее, вам нужно обсчитывать ваши потребности в «железе». Компьютеры и связанные с ними внешние устройства – главные пункты в этой сфере, но не забудьте про дополнительную оперативную память, наушники с микрофоном и другое необходимое офисное оборудование. Например, мы используем веб-камеры во всех ключевых местах нашего офиса – так мы можем видеть друг друга во время встреч команды, и, как и всё остальное, их иногда требуется переместить в другое место.

Повышение квалификации

Включите повышение квалификации в планирование вашего бюджета – оно принесёт огромные преимущества членам вашей команды и всей вашей компании. Если вам достаточно повезло и люди в вашей команде мотивированны узнавать больше, делать больше и вкладывать больше, они скорее всего спросят вас о возможности принять участие в оплачиваемом компанией повышении квалификации. Рассмотрите участие в конференциях, возможную сертификацию, членство в профессиональных организациях и перспективы обучения онлайн.

К сожалению, когда денег мало, фонд на повышение квалификации часто оказывается первым, что попадает под сокращение. Даже если у вас нет возможности отправить команду на конференцию или заплатить за членство в профессиональной организации, оплата 50-100 долларов пару раз в год за вебинары для просмотра всей командой показывает, что вы заинтересованы в обучении команды новым навыкам, а значит, они достаточно важны, чтобы потратить на них деньги.

Сторонние услуги

Если вы считаете, что команде требуется временная помощь на определённый период, заложенные в бюджете деньги на контракт или консультацию могут оказаться критически важными. Если вы не потратите их – отлично, но всегда лучше быть готовым и иметь отложенные деньги на всякий случай. Сценарии, при которых могут крайне понадобиться сторонние услуги, включают авралы перед релизом основного продукта (когда ресурсы используются на пределе) или внедрение новой внутренней системы или процесса (которые требуют опыта, не имеющегося внутри компании).

Путешествия

Путешествия не всегда возможны, но могут стать хорошим подспорьем в достижении целей бизнеса, во время и после слияния, например. У нас есть немало замечательных технологий, которые помогают нам легко общаться с людьми по всему миру, но встретиться лично – трудно. Как руководитель, если вы можете посещать офисы членов команды в других местах, расположенных по всему миру, каждые несколько месяцев или около того, вы сможете увидеть несколько важных преимуществ для сплочённости и морального состояния команды. Другой вариант – собрать как можно больше членов команды вместе на несколько дней для проведения встречи или обучения.

Другая возможность для путешествий, которую стоит рассмотреть – оправить членов команды работать вместе с командами, занимающимися удалёнными проектами, один или два раза в год. И помните, что любое участие в конференции за пределами города потребует затрат бюджета на транспортировку, отель и питание.

Моральный дух команды

Поощрение команды крайне важно, чтобы показать вашу положительную оценку их сложной работы и сохранить чувство причастности. Вы можете признать их заслуги множеством способов, большинство из которых вовсе не обязательно потребуют высоких затрат. Отложите деньги на то, чтобы время от времени приглашать вашу команду на обед или выезжать с ней поразвлечься – в боулинг или лазертаг. Официально поздравляйте каждого с днём рождения открыткой, подписанной всеми членами команды, или даже пирогом для каждого именинника – это очень недорогие способы поддерживать моральный дух.

Как у руководителя, у вас есть обязанности, которые простираются дальше традиционных границ разработки информации. Бюджетирование часто теряется за мешаниной из планирования и управления проектами, оценкой и развитием вашего штата. Но оно также требует вашего внимания, чтобы ваша команда могла расти и продолжать успешно справляться с работой.

Источник: Manager’s Notebook: Budgeting for an Information Development Team

Тэги: Алисса Фокс, командная работа, организация работы