Всё для технического документирования
+7 (495) 001-00-42
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

3 основные ошибки управления контентом в компаниях

21.05.2015

Бывает, что в компании есть огромное количество контента. Например, вы производите множество программных продуктов, каждый из которых обновляется, имеет разные версии (положим, для стационарных ПК и мобильных устройств), к каждому продукту есть руководство пользователя, к некоторым – руководство администратора, руководство системного программиста, а также море маркетинговых материалов и т.д. и т.п. Причём каждый из документов в нескольких форматах – для веб-справки, для публикации на сайте, для печати, для просмотра на экране… Как справиться со всей этой горой контента и выстроить работу максимально эффективно, советует Джекки Сэмюэлс.


Люди тратят сумасшедшее количество времени на попытки создать, найти, распространить, обновить и ещё что-либо сделать со своим контентом. Ковыряются в электронной почте, ищут в папках, лазят по ресурсам локальной сети… Быстро ли вы находите информацию? Ту ли информацию ищете, которая вам нужна? Уверены ли, что она актуальна и не содержит ошибок? Если она больше не соответствует действительности, вы узнаете об этом?

А теперь умножьте это на число сотрудников своей организации. Страшновато, не находите? Даже если вы не используете в работе новейшие и лучшие инструменты, вы можете следовать некоторым основным принципам по рациональному и эффективному управлению вашим контентом. Целью является минимизация времени, затрачиваемого на попытки найти, повторно создать или сделать что-то ещё с вашим контентом, а в результате максимизировать время, остающееся на написание качественных документов (или создание плана по мировому доминированию, в зависимости от того, что вам больше нужно).

Некоторые определения

  • Контент. Любая информация, которая распространяется (или предназначена к распространению) между двумя или более людьми. Включает в себя всё, от видео-инструкций до минут, в которые вы рассказываете что-то на рабочих встречах, и справочников для сотрудников. И это касается всех форматов.
  • Повторное использование. Использование того же контента для множества целей. Пример: ваш план проекта может быть представлен в виде диаграммы Ганта, круговой диаграммы, отчёта о ходе работы или списка задач.
  • Жизненный цикл контента. Каждый кусок контента проходит свой жизненный цикл, от создания до последнего пристанища в каком бы то ни было виде (или полного уничтожения). Понимание фаз циклов и выполнение процессов согласно жизненным циклам позволяет поддерживать контент в хорошо управляемом состоянии.

Наихудшие ошибки

Около 99% людей неосознанно совершают самые серьёзные ошибки при управлении контентом каждый день. Это не наша вина — нас просто никто не учил управлять контентом эффективно, да и вообще этим заниматься. Хуже того, инструменты, которые мы используем каждый день, способствуют низкой эффективности. Работа в облаках (и инструменты, которые сопутствуют этой практике) уже дали толчок к повышению эффективности в управлении контентом, но всё ещё многое предстоит сделать.

Ошибка 1: Вложения к электронным письмам… снова, и снова, и снова

Требуется ли вам распространить контент или отправить его на рецензию, вложения к электронным письмам множат количество копий — и это означает, что вы теряете контроль над контентом. С популяризацией облаков появилось несметное количество способов распространять контент без необходимости отправлять по почте копии файлов, — начиная от Google Docs до DropBox, а также куча других приложений различного уровня популярности. Выберите тот, который подходит под ваши потребности. Если вы используете ECMS- или CCMS-системы, вы можете отправить ссылку на расположение документа, а не сам документ.

Пример: Один из ярких примеров расточительности времени — отправка документа на рецензию. Пока вы отправляете его последовательно, к одному рецензенту за раз (что создаёт море неэффективности и головной боли само по себе), рецензенты не видят комментарии других участников, и каждый рецензент тратит время на одни и те же правки. Включить диалог между рецензентами в документе может оказаться весьма полезным упражнением – и для автора, и для рецензентов. Когда автор получает комментарии от каждого, то просматривает множество версий документов. Но при применении теории совместного рецензирования, когда каждый работает над тем же объектом вместо копий объектов, всё меняется. Время, затрачиваемое на рецензирование, может быть существенно сокращено, и при этом одновременно повышается качество самого рецензирования.

Ошибка 2: Повсеместное хранение контента, из которого уже песок сыпется

Речь идёт о доверии. Вот этот руководящий документ 2009-го года выпуска, вероятно, не расскажет вам, допустимо ли справиться с возникшей ситуацией способом, которым вы собираетесь это сделать. Если контент остаётся без активного обновления, которое сохраняло бы его актуальность, или же наоборот, не архивируется или не удаляется, то он несёт риск для вашей компании, что вам совершенно не нужно. Если какая-то часть контента в интранете, CMS или общей файловой системе не актуализирована, то ваши сотрудники не смогут доверять ни одному документу во всей системе. Всё подряд становится подозрительным. Особенно, если ваши документы возьмутся проверять аудиторы. Если же у вас будут налажены процессы по поддержке и удалению контента, то люди будут доверять любой информации, которую они находят.

Ошибка 3: Безрассудный креационизм

Есть такая привычка. Нам нужно что-то создать, и мы берём и начинаем делать. Мы никогда не подумаем о том, что, возможно, кто-то уже сделал это в прошлом месяце. Или в прошлом году. И вот, три или десяток гениев в вашей компании разместили один и тот же важный контент в разных местах, под разными именами. Который из них тот, что был официально проверен? В каком из них информация наиболее релевантная? Если ваш контент выверен, то у каждого должна появиться новая привычка: сначала поискать, а затем создавать новое, если ничего нельзя использовать повторно.

Несколько советов для более эффективной работы

Приведём несколько советов, которые помогут вам справиться с вашей информацией наиболее эффективным образом.

  • Самое большое и важное необходимое изменение – изменение вашего способа мышления. Относитесь к каждой частичке контента как к информационному активу, достойному того, чтобы тщательно им управлять.
  • Переходите на облака. Используйте облачные сервисы для передачи сообщений и документов, объединяйтесь для создания и рецензирования контента.
  • Всегда контролируйте систему управления версиями. Вы можете сделать откат версии на более старую (что может быть очень полезно), но также вы можете вести историю того, что изменилось, кем и когда. Эта история может быть крайне важна при создании и управлении достоверной информацией. Также вы можете настроить автоматические напоминалки о том, что пора обновить контент, который долгое время не трогали.
  • Постоянно отслеживайте. Всегда помечайте статус вашего контента и периодически проверяйте его (подумайте о том, чтобы вставить проверку статуса в график!).
  • Выбрасывайте мусор. Удаляйте или архивируйте всё, что больше не используется, нерелевантно или некорректно.
  • Используйте электронную почту только для оповещений. Электронные письма лучше всего использовать только для оповещения (и при общении с людьми, для которых это единственный способ связи). Настройте оповещения и предупреждения для того, чтобы вы знали, когда что-то обновилось, когда получен комментарий или когда нужно что-то сделать. Общение в команде может и должно производиться посредством лучших инструментов. И многие из них, такие как Slack, совсем ничего не стоят.

Когда инструменты и процессы в вашей компании достаточно разовьются, эффективное управление контентом откроет новые возможности для продуктивного, надёжного и «умного» жизненного цикла контента. Первый шаг в достижении этого результата – это осознание основных проблем и взращивание новых и простых привычек, которые позволят справиться с ними.

Источник: Top 3 Mistakes Companies Make in Managing Content

Тэги: , , , , ,

< Вернуться к списку публикаций

Облако тегов