Техническая документация. Кому доверить исполнение?

Сегодня мы рассмотрим вопрос, который всё чаще приходится решать руководству компаний, разрабатывающих ПО и электронное оборудование: кто должен писать техническую документацию?

Ответов существует всего три: принять в штат технического писателя, обратиться к фрилансеру или отдать работу на аутсорсинг в профильную фирму. Рассмотрим их подробнее.

Создание штатной должности технического писателя. Этот вариант подойдёт крупным фирмам, где объёмы выпускаемой продукции высоки, при этом осуществляется постоянная модернизация модельного ряда, и в актуальном состоянии приходится поддерживать техническую документацию как по давно работающим устройствам или программам, так и непрерывно разрабатывать новую для очередных их модификаций и всего вновь создаваемого оборудования.

Кроме, собственно, многочисленных руководств и инструкций, требуется непрерывное обновление данных на всех ресурсах компании: сайт, интернет-магазин, все издания, где публикуются её новости. Столь огромный объём работ, как правило, выполняет не один человек, а цела команда технических писателей, трудящихся в тесном контакте с разработчиками и досконально знающими описываемые устройства и программы.

В такой ситуации затраты на высокие оклады писателей оправданы той оперативностью и качеством, которое они могут дать, лишь находясь на рабочем месте постоянно и все свои силы отдающие одной глобальной задаче.

Стоит отметить, что крупных компаний не так много, и иногда технического писателя нанимают по той причине, что разработчики не могут сходу адекватно оценить тот объём работы, который надо будет сделать сразу, и который будет у технического писателя в последствие, когда основная задача по первичному обеспечению компании документацией будет решена.

Бывает и другая ситуация, когда на одного сотрудника сваливается критический объём, и писатель начинает захлебываться, не успевая ничего сделать. Здесь разумно будет оценить ситуацию с новой точки зрения. Варианта два: если объём работы стабилен, нужно искать ещё одного специалиста по документации, если объёмы вскоре начнут спадать, лучше отдать создание части документации на аутсорсинг.

Обращение к фрилансеру. Рассматривать этот пункт можно лишь «для галочки» – стороннему человеку, найденному, чаще всего, через интернет, нельзя доверить ничего серьёзного и ответственного, независимо от профиля и объёма поставленной задачи. Причин несколько: нет гарантии, что работа будет выполнена в срок, нет гарантии, что она будет иметь достойное качество, нет гарантии, что она вообще будет выполнена! Если данные имеют даже минимальные требования к конфиденциальности – об их передаче фрилансеру не может быть и речи. Да, подписать договор о неразглашении информации с физическим лицом можно, но в наших законах не существует реально действующих инструментов для доказательства вины физического лица в утечки информации. Проще говоря, подписанный документ будет лишь бумажкой, которая никак не защитит вас в случае передачи ваших данных третьим лицам.

Аутсорсинг. Для большинства компаний этот вариант является оптимальным по соотношению затраты/качество/скорость. Клиент передаёт все необходимые материалы исполнителю и через оговоренный срок получает полностью готовый пакет технической документации, после чего ему остаётся только оценить работу. В редких случаях технический писатель от фирмы выезжает к заказчику и консультируется с разработчиками, основная же работа происходит удалённо. Соответственно, заказчик не тратит деньги на постоянное содержание работника (а это и оклад, и налоги, и соц. выплаты), а оплачивает только ту работу, которая фактически была для него выполнена.
Этот вариант ещё не очень популярен в России по простой причине: до недавнего времени не существовало компаний, специализировавшихся именно на технических текстах и имеющих в своих рядах опытных специалистов, которые способны быстро вникнуть в суть любой задачи и выполнить её на профессиональном уровне. Примером здесь может служить компания «ПроТекст» (www.protext.su) – один из лучших вариантов аутсорсинга технической документации в России.

Выше мы говорили о «критической» и «текущей» потребности в документации. Руководителю важно понимать обстановку с техническими текстами в его компании в целом и, исходя из этого, рассчитывать, какие финансовые и трудовые ресурсы выделить на это направление.

Рассмотрим на примерах (речь пойдёт о ПО, но всё сказанное не менее актуально и для любого электронного оборудования).

1. Компания производит одну программу, постепенно модернизируя её, но технического писателя в компании нет, качественной документации, соответственно, тоже. Налицо большой объём стартовой работы, который резко сократится,  как будет написана вся основная документация.  В дальнейшем необходимо лишь постепенно актуализировать её. В таком случае предпочтителен аутсорсинг – изначально фирма вкладывает значительную сумму, получает пакет документации, а впоследствии затраты падают до минимума – оплата идёт только за незначительные модификации.

2. Компания производит одну программу, постепенно её обновляя, но технический писатель уволился по личным причинам и обновлять документы некому. Документация есть, изменения минимальны, а значит содержать человека на постоянной должности не выгодно – разумнее отдать работу в аутсорсинг, объём работы и,  соответственно, оплаты за неё, будет не велик.

3. Компания производит одну программу, но планирует вскоре расширять ассортимент. Независимо от текущего состояния документации, при выходе нового продукта произойдёт скачок – будет много работы по созданию всех необходимых руководств, описаний, технических заданий и т.д.  Но после пика работы снова наступит затишье. Исходя из планируемого расширения, можно делать выбор: если добавляется один или два продукта – задачу лучше отдать стороннему исполнителю, если ряд расширяется значительно – имеет смысл нанять штатного писателя.

4. Компания работает в нескольких направлениях, постоянно создаются новые программы. Документации много и вся она обновляется, если передавать работу сторонней фирме, затраты будут значительными, к тому же могут возникнуть проблемы с «пониманием» сотрудниками компании-исполнителя всех тонкостей производимого продукта. Лучшее решение – наём штатного технического писателя или нескольких сотрудников этого профиля.

Также стоит учитывать рекламную деятельность компании – публикуются ли обзоры, аналитические статьи, рекламные материалы. Если объём этих материалов велик – принятие в штат технического писателя целесообразно, если нет – проще отдать компании, которая разрабатывает остальную документацию.