Управление временем и успех для технических писателей (Часть 1)

01.12.2014

Как часто у вас бывают дни, когда кажется, что все сговорились мешать вам работать? Почтовый сервер завис, телефон покраснел от звонков, а коллеги громко обсуждают новогодний корпоратив и требуют вашего мнения. О том, как не отвлекаться на суету, расскажет нам Манфред Зиммерманн, глава отдела технической документации крупной немецкой компании.

Время является константой, данной от природы, и люди её изменить не могут. У всех нас в распоряжении одинаковое количество времени. И даже богатые люди не могут купить больше времени, что полностью справедливо. Тем не менее, многие технические писатели считают, что давление дедлайнов, которые висят на них, несправедливо: это, как правило, случается из-за приближающегося выхода на рынок, плохого фундамента, созданного другими техническими отделами, и нестрого отрегулированных авторских процессов.

Как так получается, что некоторые люди утверждают, что им принадлежит «всё время в мире», в то время как другие, напротив, ворчат, что им постоянно не хватает времени? Это, вероятно, связано с тем, как люди управляют временем. При правильном использовании оно приводит к успеху и удовлетворению. Неверный подход к управлению временем ставит под угрозу успех, и поставленные цели не будут достигнуты. В таких ситуациях некоторые люди даже заболевают. Правильное управление временем может предотвратить это. Мы учимся эффективно управлять нашим временем и тем самым обеспечить успех, как в профессиональной, так и в личной жизни. Все технические писатели, которые хотят улучшить свой способ управления временем, должны начать с реализации четырех базовых принципов:

Базовый принцип 1: Планируем день

Составьте план на день. Для конкретного плана дня всё, что вам нужно – это 5-10 минут и календарь. Не имеет значения, создадите ли вы его на бумаге или в электронном виде. Важно то, что вы должны сохранить мысли в письменной форме, чтобы ничего не забыть.

Особенно полезно: В качестве последней задачи рабочего дня планируйте свои задачи на следующий день. Таким образом, ваше подсознание может привыкнуть к ним, и вам будет легче начать на следующий день.

При добавлении задач в расписание, например, из «списка дел» или любого другого техзадания вам придётся оценить время, необходимое для каждой задачи. Судя по опыту, это самая трудная часть ежедневного планирования. Будьте щедры при оценке, поскольку всегда нужно больше времени, чем человек думает. Не планируйте весь день, но оставляйте буфер для непредвиденного. Буферное время должно составлять около 20 процентов времени, отведённого для работы.

Базовый принцип 2: Приоритеты

Часто вы будете замечать, что нужно выполнить больше задач, чем позволяет время. Что делать в этих случаях? Расставьте приоритеты. Поделите ваши задачи на этапы А, B и C. Здесь будет полезен так называемый «принцип Эйзенхауэра», который показан на следующем рисунке.

Задачи, которые являются самыми важными, а также срочные будут классифицироваться на самом высоком уровне А (1 и 2). За ним идут уровни B (3) и C (4).

Примечание: Важность предшествует срочности! Всё, что приближает вас к цели, очень важно. Срочной, по-видимому, можно назвать почти каждую задачу, которая возлагается на вас. Задача, которую вы не классифицируете ни как важную, ни как срочную, попадает в мусорное ведро. Чтобы на такое решиться, нужно определённое мужество.

А теперь переходим к планируемым в течение дня делам с удовольствием. Но вы скоро окажетесь в полном смятении: всё, кажется, идёт сегодня против вас и сбивает с намеченного пути. Постоянно отвлекают коллеги, телефон звонит, не переставая, приходят сообщения электронной почты…

Что важно, а что срочно? Принцип Эйзенхауэра поможет классифицировать задачи.

(продолжение следует)

Источник: Managing time and success for technical writers

Тэги: организация работы, советы, эффективность