Управление временем и успех для технических писателей (Часть 3)
Управление временем или, как любят называть его авторы многочисленных тренингов, тайм-менеджмент – сложная, а для многих и вовсе нереальная вещь. Но мы уверены – управлять своим временем реально, и для этого даже не нужно отдавать деньги за модный тренинг. Для начала изучите статью Манфреда Зиммерманна.
Используем контрольные списки
Регулирование масштабных взаимодействий не всегда и не для всех необходимо, иногда подойдёт просто контрольный список. Контрольные списки можно создавать для самых разных ситуаций. Они очень полезны, если приходится сталкиваться с повторяющимися задачами, а также для экономии времени.
Нет необходимости продумывать рутинные процессы заново каждый раз. Кроме того, с контрольным списком вы можете быть уверены, что не забыли что-то важное. Списки оказываются особенно полезными при подготовке к дискуссиям и событиям.
Создаём набор руководящих принципов
Методические указания для писательства являются, если быть более точным, руководством по созданию руководств. Они содержат все необходимые детали для единообразного и последовательного авторинга и проектирования технической документации. По моему опыту: как только в отделе технической документации окажется два или более авторов одного уровня, обязательно возникнет разница во мнениях о том, как создавать техническую документацию.
Несоответствие документов делает все более сложной глубокую переработку, особенно там, где задействованы макеты и перевод, как я уже объяснил в разделе «Определяем внутренние взаимодействия». Мало того, что запросы и переработка занимают время, они не поддерживают соответствие с единым образом, то есть, приверженность корпоративному дизайну.
Неприятные переживания в связи с этим и необходимость введения рационализаторских мер убедили меня, что необходимо вложить несколько часов работы в создание набора руководящих принципов авторинга. В ретроспективе эта инвестиция окупается больше чем один раз: количество ненужных дискуссий сокращается, и даже взаимодействие с переводчиками в значительной степени уточняется. Еще одним положительным побочным эффектом является то, что можно сохранить значительное количество времени при обучении новых сотрудников.
Разрабатываем руководящие принципы
К сожалению, нет жёстких правил или действительно хорошего рецепта для реализации руководства по авторингу, которые можно скачать из Интернета или найти в технической литературе. Наоборот, эти руководящие принципы нужно приспособить к требованиям и проблемам определённого писательского отдела. Здесь важно включить всех, кто участвует в процессе создания, таким образом, чтобы добиться признания руководства по всем направлениям.
Руководство по авторингу должно содержать следующие компоненты:
- Определение названий документов, таких как Руководство пользователя, Техническое руководство, Каталог запчастей.
- Структура документа и образцы страниц
- Язык и дизайн текста
- Типография и вёрстка
- Проектирование предупреждающих указаний
- Включение графики и фотографий
- Другие особенности
В конце концов, руководство по авторингу может стать очень эффективным инструментом для экономии времени, потому что в технической документации тоже нет необходимости постоянно заново изобретать колесо.
Поддерживаем и обновляем терминологию
Работа с терминологией сама по себе открывает широкий простор для снижения затрачиваемых усилий. Первоначально использование единой терминологии в технической документации было скорее связанно с лучшим восприятием, и, следовательно, качеством и правовой безопасностью продукции. В связи с глобализацией и необходимостью всё большего числа языковых версий, расходы производителей растут феноменально. Необходимость автоматизации и рационализации процессов перевода становится яснее день ото дня, так что можно сохранить и время, и деньги.
Рынок программного обеспечения в настоящее время предлагает различные приложения, ведущими из которых являются системы переводческой памяти. Эти системы очень полезны, поскольку они способны сохранять тексты, которые уже были переведены, и автоматически выдают целевой текст на соответствующем языке, если эти фрагменты текста снова появятся. Тем не менее, это работает, только если вводимый текст абсолютно идентичен с сохранённым. Даже простая разница в написании, например, составное слово с или без дефиса приостановит программу и потребует ручной коррекции. Не говоря уже о частом бездумном использовании различных названий для одного и того же технического объекта.
Проблема различных наименований или номенклатур должна решаться в зародыше. Устранение таких ошибок терминологии только в конце технологической цепочки, то есть во время этапа авторинга, означает, что затраченные усилия будут на порядок выше.
Всегда лучше начать пораньше: лицо, ответственное за техническую документацию, должно наладить контакт с отделом разработки, чтобы продуктам дали единые названия в самом начале. Другой полезный способ – иметь одного сотрудника, который отвечает исключительно за терминологию. Такие требования обязательно рассердят менеджеров по персоналу, но затраты на квалифицированного терминолога, безусловно, окупятся.
Заключение
Я надеюсь, эта статья дала вам достаточно идей, чтобы критически взглянуть на то, как вы управляете временем. Перед тем, как начать работу над большими задачами в техническом писательстве, как описано во второй части этой статьи, вы должны сначала разобраться с четырьмя основными принципами. Лучше всего было бы начать работу с ними прямо сейчас. Из многих идей, представленных здесь, выберите те, которые применимы к вашей ситуации и вашему окружению. И помните: управление временем означает управление собой, а, следовательно, управление своей жизнью.
Источник: Managing time and success for technical writers
Тэги: организация работы, советы, эффективность
- API
- DITA
- Flare
- HTML
- MadCap
- MS Word
- XML
- Алисса Фокс
- Марк Бейкер
- ПроТекст
- Том Джонсон
- анализ
- блоги
- веб-контент
- видеоролики
- единый источник
- изображения
- инструкции
- инструменты
- исследование
- качество контента
- командная работа
- конференции
- локализация/перевод
- минимализм
- навыки
- обучение
- опыт
- организация работы
- продвижение
- профессия
- редактирование
- роли
- советы
- стиль
- структурированное писательство
- теория документирования
- управление контентом
- форматирование
- форматы
- ценность контента
- эджайл
- эффективность
- юмор