Всё для технического документирования
+7 (495) 001-00-42
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

Управление временем и успех для технических писателей (Часть 2)

03.12.2014

3.12.14Признайте, все мы хоть раз с плохо скрываемой завистью смотрели на коллегу, который успел за день выполнить все задания (наверняка их было меньше, чем у вас), помочь коллегам (подхалим) и выпить пару чашек кофе в курилке (лентяйничает в рабочее время). Хотите тоже уметь уходить с рабочего места в 18.00 под грустные взгляды придавленных дедлайнами коллег? Наша публикация как раз об этом.


Базовый принцип 3: Известные прерыватели и воры времени

Вы должны определить такие разрушительные элементы и «воров времени» и свести их к минимуму. Положите конец мифу, что дверь рабочего кабинета всегда должна быть открыта, и забаррикадируйтесь, когда хотите сконцентрироваться на А-задаче. Признаю, что это не так просто, если кто-то работает в одном из этих современных огромных офисных помещений. Но даже в этом случае можно переадресовать телефон на автоответчик на определённое время.

В качестве альтернативы договоритесь с коллегой, чтобы он перехватывал ваши звонки на это время. Если у вас есть свобода выделять ваше рабочее время по своему желанию, вы можете найти спокойный промежуток времени рано утром или в конце дня, в зависимости от ваших предпочтений. Конечно, социальные контакты необходимы. Но будьте последовательны и ограничьте разговоры на рабочем месте таким образом, чтобы они вписывались в график.

Вы можете сэкономить много времени, если не будете говорить “Да” всем и брать на себя дополнительные задачи, которые не имеют ничего общего с вашей собственной работой и не приближают к цели, из чистого добродушия. Практикуйтесь говорить “Нет”, не вызывая разочарования у себя или у вашего партнера.

Если вы не можете точно определить, что мешает вам в выполнении работы в ходе дня, попробуйте создать список сбоев в работе. В течение одной недели записывайте то, что мешает заканчивать работу. Всё, что вам нужно, это лист бумаги на столе, на котором вы будете кратко записывать сбои, которые возникают постоянно. Через неделю станет ясно, какие скрытые элементы ответственны за кражу вашего времени, и вы будете иметь представление о том, что вы могли бы сделать, чтобы противостоять этому.

Один из современных виновников первого порядка, который тратит ваше время – потоки электронной почты. Многие компании уже осознали это и заявили конкретные интервалы времени, в которых сотрудники не имеют права получать какие-либо электронные письма. Ваша компания тоже может быть готова предоставить подходящий период отдыха от электронной почты.

И, наконец, призыв к вашей самодисциплине: сосредоточьтесь на главном в ваших задачах; не позволяйте незначительным проблемам отвлечь вас. Будьте постоянны и не рассеивайте энергию. Если вас часто отрывают от мыслительных процессов, вы потеряете время каждый раз при попытке вернуться на правильный путь. Способность работать в многозадачном режиме звучит очень современно, но не приносит ничего в конце концов. Много начатых, но не законченных задач ведут к стрессу, от которого вы можете заболеть. Успеха можно достичь, только упорно идя к цели.

Базовый принцип 4: Цель и успех

Если вы никогда не упускаете из виду своей цели, вы останетесь на правильном пути. Чтобы быть уверенным в успехе, возьмите в привычку следующие факторы:

  • Знайте, что именно вы хотите
  • Принимайте чёткие решения
  • Источайте здоровую уверенность в себе
  • Используйте свои силы в соответствии с вашими целями
  • Установите чёткие роли во всех отношениях
  • Научитесь мотивировать себя и других

Сверх этого, никогда не забывайте: вы не продвинетесь без социальных навыков.


Сохраняем время в техническом писательстве

С точки зрения технического писательства взаимодействия являются каналами связи, по которым можно на междисциплинарной основе обмениваться информацией между различными рабочими группами или отделами, такими как отделы разработки и технической документации. К сожалению, многие технические писатели часто испытывают, как трудно и тяжело иногда бывает требовать информацию в этой области. Писатель часто застревает в середине исследований, поскольку отсутствуют важные детали.

Так начинается печальный в большинстве случаев ход событий. Он начинается со звонка отделу разработки. Нужный коллега на данный момент не на месте, а те, кто есть, не знают, что происходит. Может, перезвоните позже, а может и нет. Вы можете столкнуться с тем же по электронной почте. Совершенно независимо от канала связи: писатель не может продолжить, теряет много драгоценного времени, а дедлайн приближается.

Этого ежедневного безумия можно избежать, только если взаимодействия организованы чётко и заранее. Поток информации должны быть определён по времени и контенту и включён в фазовый план развития проекта.

Для того чтобы принять такие соглашения, обязательные для всех участников процесса, я чувствую, что необходимо описать такие взаимодействия на более высоком иерархическом уровне.

Определяем внутренние взаимодействия

Но иногда возникает необходимость в четком консенсусе и дискуссиях в рамках самого отдела технического писательства. В качестве примера можно привести сотрудничество между техническими писателями и переводчиками. Если заранее известно, что технический документ будет переводиться на другие языки, то технический писатель должен, например, иметь в виду, что текст на иностранном языке, возможно, потребует больше или меньше места в макете. Это также справедливо для графики с текстом и подписей к иллюстрациям. Довольно часто оказывается, что весь макет после перевода «уехал».

Помимо примеров, приведённых здесь, обязательно есть другие, более мелкие или крупные «строительные площадки» в вашей среде. Всякий раз, когда вы заметите, что отсутствие консенсуса и определений создает перерывы и недоразумения, вам нужно будет действовать и сосредоточенно решать проблемы.

(продолжение следует)

Источник: Managing time and success for technical writers

Тэги: , ,

< Вернуться к списку публикаций

Облако тегов