Три ошибки, которые пользователи допускают при использовании шаблонов Word
Microsoft Word и не(доступность) некоторых его функций давно уже стал притчей во языцех. Мы можем только гадать, чем руководствовались разработчики, размещая функции и пункты меню именно таким образом, но так как Word остаётся самым популярным инструментом авторинга, попробуем предостеречь вас от некоторых ошибок и потери времени.
Вы не захотите повторять эти частые ошибки при работе с шаблонами Word.
Шаблоны помогут вам работать более продуктивно и соблюдать конфиденциальность. К сожалению, они остаются загадкой для большинства пользователей. Если вы работаете самостоятельно и вдруг обнаружили, что делаете одни и те же изменения в каждом документе, научитесь создавать, изменять и применять шаблоны. Если вы занимаетесь поддержкой пользователей, убедитесь, что они знают, как использовать шаблоны соответствующим образом, чтобы они смогли использовать большинство функций шаблонов Word.
За многие годы я обратил внимание, что пользователи совершают с шаблонами Word одни и те же ошибки. Вот три наиболее распространенных:
1. Создание шаблона
Есть только один способ создать шаблон в Word, но большинство пользователей его не используют – они даже о нём не знают. Вместо этого они используют один или комбинацию из нескольких способов, описанных ниже.
Кастомизируют стандартный шаблон Word
Если у вас есть особые потребности, создайте новый шаблон с нуля. Изменение шаблона Normal.dot кажется достаточно безобидным, и если вы добавите всего несколько настроек, всё, вероятно, будет хорошо, по крайней мере, до нового обновления. В тот самый момент, когда Word обновит шаблон Normal, вы потеряете все собственные настройки.
Создают новый шаблон на основе Normal
Очень заманчиво открыть пустой файл документа (doc), настроить его, а затем сохранить его в виде файла шаблона (dotx, dotm, dot). Процесс кажется почти интуитивным – разве не так нужно было это делать? К сожалению, этот способ имеет последствия, которые вы не могли бы предусмотреть. Любые настройки, которые вы применили к Normal, теперь отобразятся в новом шаблоне.
Основывают новый шаблон на существующем документе
Если у вас есть отформатированный документ, который отвечает всем вашим пользовательским потребностям, вы можете попытаться удалить всё содержимое и сохранить его в виде файла шаблона (dotx, dotm, dot), но не делайте этого. Действуйте в обратном направлении. Создайте шаблон, а затем применяйте его к документам по мере необходимости. Причина та же, что и в № 1 и № 2 – вы получаете больше, чем рассчитывали, и это добром не обернётся.
Основывают новый шаблон на пустом документе
Хорошо-хорошо, я перебарщиваю, но я хотел донести до вас важность создания шаблона с нуля способом, который предлагает Word. Это гарантирует, что вы начнёте с чистого листа, а это именно то, что вам надо, даже если вы этого сами не понимаете.
И теперь вы, вероятно, спросите — как правильно создать шаблон Word? Лучше всего создать новый шаблон с нуля, а именно:
- Нажмите кнопку Office, выберите Создать. В Word 2003 выберите Создать в меню Файл
- Нажмите Мои Шаблоны в подменю Шаблоны. В офис 2003 нажмите Мой компьютер в панели задач Новый Документ
- В появившемся диалоге выберите Новый документ
- Не забудьте установить переключатель на Шаблон
- Жмите OK.
2. Изменения свойств шаблона по умолчанию
При изменении шрифта по умолчанию, пользователи часто делают ошибку, изменяя свойства шрифта в группе Шрифт, но это не работает. (Это частый звонок в поддержку и справочные службы – я изменил свойства по умолчанию моего шаблона, но они не сохранились! А я точно нажимал Сохранить!) Чтобы изменить свойства шрифта по умолчанию в шаблоне, вам нужно изменить стиль шаблона, который сейчас совпадает с Normal. Откройте шаблон и внесите необходимые изменения в Normal с помощью диалогового окна Стили. Не забудьте сохранить шаблон перед его закрытием!
3. Применение шаблона
Еще одна распространенная ошибка – открывать сам файл шаблона, а затем сохранять его в качестве doc-файла. Это неправильный способ применять шаблон. Процесс применения шаблона к документу похож на тот, который обсуждался ранее для создания нового шаблона:
- Нажмите кнопку Офис, выберите Создать. В Word 2003 выберите Создать в меню Файл
- В открывшемся окне доступно большое количество папок с шаблонами. Для данного примера я выбрал Мои шаблоны в окне Шаблоны
- В открывшемся диалоге выберите шаблон. Для данного примера мы выбрали стиль Стандартное резюме.
- Установите переключатель на Документ
- Нажмите OK. Назовите новый документ и можете заполнять его контентом. Все настройки, которые вы добавляли к шаблону, применятся к новому файлу документа (doc).
Применить шаблон к уже существующему документу немного сложнее, поэтому понятно, почему пользователи так не делают.
- Если на панели быстрого доступа нет вкладки Разработчик, нужно её добавить. Для этого:
- Нажмите кнопку Office, справа внизу выберите Параметры Word
- В открывшемся окне выберите пункт Основные
- Поставьте флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте
- Нажмите ОК
- Переходите к вкладке Разработчик
- В группе Шаблоны выберите пункт Шаблон документа
- В открывшемся окне на вкладке Шаблоны жмите кнопку Присоединить
- Выберите нужный шаблон из списка
- Нажмите ОК
Это одна из сфер, где Word провалился. И нет причин делать этот процесс настолько запутанным. (Интересно, может именно тогда момент где-то в недрах Microsoft случился момент «О чёрт! Мы же забыли»…) Конечно, этот организационный недостаток не даёт разработчикам сидеть без дела. (Со времён Word 2000 процесс упростился в несколько раз, но до сих пор не стал интуитивно понятным, – прим.пер.) К счастью, когда приходится работать с шаблонами, очень редко приходится применять шаблон к уже существующему документу – вы с самого начала начнёте с правильного шаблона.
Кого винить
Пользователи не глупы. Меня часто поражает, как быстро пользователи учатся работать с Word после короткого (а обычно и без) обучения. К сожалению, создание и применение шаблонов – обязательный процесс для продуктивной и эффективной работы в Word – остаётся невостребованным. Word глубоко запрятал эту функцию, вместо того, чтобы разместить её на ленте, где ей и место.
Источник: Three common errors users make with Word templates
- API
- DITA
- Flare
- HTML
- MadCap
- MS Word
- XML
- Алисса Фокс
- Марк Бейкер
- ПроТекст
- Том Джонсон
- анализ
- блоги
- веб-контент
- видеоролики
- единый источник
- изображения
- инструкции
- инструменты
- исследование
- качество контента
- командная работа
- конференции
- локализация/перевод
- минимализм
- навыки
- обучение
- опыт
- организация работы
- продвижение
- профессия
- редактирование
- роли
- советы
- стиль
- структурированное писательство
- теория документирования
- управление контентом
- форматирование
- форматы
- ценность контента
- эджайл
- эффективность
- юмор