Всё для технического документирования
+7 (925) 328-76-00
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

Три ошибки, которые пользователи допускают при использовании шаблонов Word

21.07.2014

21.07.14Microsoft Word и не(доступность) некоторых его функций давно уже стал притчей во языцех. Мы можем только гадать, чем руководствовались разработчики, размещая функции и пункты меню именно таким образом, но так как Word остаётся самым популярным инструментом авторинга, попробуем предостеречь вас от некоторых ошибок и потери времени.

Хотите научиться разнообразным фишкам MS Word и других программ, изучить теорию по разработке технических текстов и приобрести практические навыки? Всё это Вы получите, освоив курс «Разработка технических текстов и документации».

Вы не захотите повторять эти частые ошибки при работе с шаблонами Word.

Шаблоны помогут вам работать более продуктивно и соблюдать конфиденциальность. К сожалению, они остаются загадкой для большинства пользователей. Если вы работаете самостоятельно и вдруг обнаружили, что делаете одни и те же изменения в каждом документе, научитесь создавать, изменять и применять шаблоны. Если вы занимаетесь поддержкой пользователей, убедитесь, что они знают, как использовать шаблоны соответствующим образом, чтобы они смогли использовать большинство функций шаблонов Word.

За многие годы я обратил внимание, что пользователи совершают с шаблонами Word одни и те же ошибки. Вот три наиболее распространенных:

1. Создание шаблона

Есть только один способ создать шаблон в Word, но большинство пользователей его не используют – они даже о нём не знают. Вместо этого они используют один или комбинацию из нескольких способов, описанных ниже.

Кастомизируют стандартный шаблон Word

Если у вас есть особые потребности, создайте новый шаблон с нуля. Изменение шаблона Normal.dot кажется достаточно безобидным, и если вы добавите всего несколько настроек, всё, вероятно, будет хорошо, по крайней мере, до нового обновления. В тот самый момент, когда Word обновит шаблон Normal, вы потеряете все собственные настройки.

Создают новый шаблон на основе Normal

Очень заманчиво открыть пустой файл документа (doc), настроить его, а затем сохранить его в виде файла шаблона (dotx, dotm, dot). Процесс кажется почти интуитивным – разве не так нужно было это делать? К сожалению, этот способ имеет последствия, которые вы не могли бы предусмотреть. Любые настройки, которые вы применили к Normal, теперь отобразятся в новом шаблоне.

Основывают новый шаблон на существующем документе

Если у вас есть отформатированный документ, который отвечает всем вашим пользовательским потребностям, вы можете попытаться удалить всё содержимое и сохранить его в виде файла шаблона (dotx, dotm, dot), но не делайте этого. Действуйте в обратном направлении. Создайте шаблон, а затем применяйте его к документам по мере необходимости. Причина та же, что и в № 1 и № 2 – вы получаете больше, чем рассчитывали, и это добром не обернётся.

Основывают новый шаблон на пустом документе

Хорошо-хорошо, я перебарщиваю, но я хотел донести до вас важность создания шаблона с нуля способом, который предлагает Word. Это гарантирует, что вы начнёте с чистого листа, а это именно то, что вам надо, даже если вы этого сами не понимаете.

И теперь вы, вероятно, спросите — как правильно создать шаблон Word? Лучше всего создать новый шаблон с нуля, а именно:

  • Нажмите кнопку Office, выберите Создать. В Word 2003 выберите Создать в меню Файл
  • Нажмите Мои Шаблоны в подменю Шаблоны. В офис 2003 нажмите Мой компьютер в панели задач Новый Документ
  • В появившемся диалоге выберите Новый документ
  • Не забудьте установить переключатель на Шаблон
  • Жмите OK.

 

01

 

2. Изменения свойств шаблона по умолчанию

При изменении шрифта по умолчанию, пользователи часто делают ошибку, изменяя свойства шрифта в группе Шрифт, но это не работает. (Это частый звонок в поддержку и справочные службы – я изменил свойства по умолчанию моего шаблона, но они не сохранились! А я точно нажимал Сохранить!) Чтобы изменить свойства шрифта по умолчанию в шаблоне, вам нужно изменить стиль шаблона, который сейчас совпадает с Normal. Откройте шаблон и внесите необходимые изменения в Normal с помощью диалогового окна Стили. Не забудьте сохранить шаблон перед его закрытием!

 

02

 

3. Применение шаблона

Еще одна распространенная ошибка – открывать сам файл шаблона, а затем сохранять его в качестве doc-файла. Это неправильный способ применять шаблон. Процесс применения шаблона к документу похож на тот, который обсуждался ранее для создания нового шаблона:

  • Нажмите кнопку Офис, выберите Создать. В Word 2003 выберите Создать в меню Файл
  • В открывшемся окне доступно большое количество папок с шаблонами. Для данного примера я выбрал Мои шаблоны в окне Шаблоны
  • В открывшемся диалоге выберите шаблон. Для данного примера мы выбрали стиль Стандартное резюме.
  • Установите переключатель на Документ
  • Нажмите OK. Назовите новый документ и можете заполнять его контентом. Все настройки, которые вы добавляли к шаблону, применятся к новому файлу документа (doc).

 

03

 

Применить шаблон к уже существующему документу немного сложнее, поэтому понятно, почему пользователи так не делают.

  • Если на панели быстрого доступа нет вкладки Разработчик, нужно её добавить. Для этого:
  • Нажмите кнопку Office, справа внизу выберите Параметры Word
  • В открывшемся окне выберите пункт Основные
  • Поставьте флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте
  • Нажмите ОК
  • Переходите к вкладке Разработчик
  • В группе Шаблоны выберите пункт Шаблон документа
  • В открывшемся окне на вкладке Шаблоны жмите кнопку Присоединить
  • Выберите нужный шаблон из списка
  • Нажмите ОК

Это одна из сфер, где Word провалился. И нет причин делать этот процесс настолько запутанным. (Интересно, может именно тогда момент где-то в недрах Microsoft случился момент «О чёрт! Мы же забыли»…) Конечно, этот организационный недостаток не даёт разработчикам сидеть без дела. (Со времён Word 2000 процесс упростился в несколько раз, но до сих пор не стал интуитивно понятным, – прим.пер.) К счастью, когда приходится работать с шаблонами, очень редко приходится применять шаблон к уже существующему документу – вы с самого начала начнёте с правильного шаблона.

Кого винить

Пользователи не глупы. Меня часто поражает, как быстро пользователи учатся работать с Word после короткого (а обычно и без) обучения. К сожалению, создание и применение шаблонов – обязательный процесс для продуктивной и эффективной работы в Word – остаётся невостребованным. Word глубоко запрятал эту функцию, вместо того, чтобы разместить её на ленте, где ей и место.

Источник: Three common errors users make with Word templates

< Вернуться к списку публикаций

Облако тегов