Всё для технического документирования
+7 (925) 328-76-00
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

Новости о техническом писательстве

MadCap Flare: публикация документов Microsoft Word в шаблоне ГОСТ

19.12.2018

Вы публикуете документацию из MadCap Flare в Microsoft Word и сталкиваетесь с проблемой «исчезающих» положенных по ГОСТ рамок и границ? Ольга Колячко, преподаватель курса «Знакомимся с MadCap Flare: основные возможности» (с 20.12.18 по 20.01.19 — скидка на курс 15%), подготовила для вас статью, где подробно изложено решение этой задачи. Статья будет полезна, даже если вы просто разрабатываете документы по ГОСТ, и пока ещё не знаете, как вставить рамки в документ MS Word.


Одно из преимуществ MadCap Flare – гибкие настройки для публикации контента. В MadCap Flare можно создать несколько вариантов макетов страниц и публиковать документы как в свободном, корпоративном шаблоне, так и в более строгом варианте, соответствующем стандартам ГОСТ.

Все это прекрасно работает, пока вы публикуете документы в формате PDF. Однако если заказчик требует документацию в Microsoft Word, скорее всего, вы потратите немало времени, чтобы документ выглядел также, как и в PDF. Все дело в одной неприятной особенности: при публикации документа в формате Microsoft Word MadCap Flare не сохраняет рамки и границы, добавленные в макет страницы. А значит, вам придется создавать их в уже опубликованном документе вручную.

В этой статье мы рассмотрим одно из возможных решений этой проблемы. Победить этот недостаток MadCap Flare можно с помощью макросов Microsoft Word.

Нам понадобятся:

  1. шаблон для документов ГОСТ в Microsoft Word;
  2. готовый проект документа MadCap Flare;
  3. и макрос Microsoft Word.

Первая вещь, которую нужно подготовить, – шаблон с рамками в формате Microsoft Word. В качестве базы, например, можно взять шаблон, разработанный Дмитрием Васильевым. Скачать шаблон можно здесь.

Сохраните шаблон в формате DOTM. Этот формат шаблонов позволяет использовать макросы в документе.

Следующий шаг – подготовить проект MadCap Flare. Здесь, в принципе, все как обычно. Обратить внимание стоит только на одну вещь на уровне содержания. Между разделами, добавленными в содержание, не должно быть разрывов. Для того чтобы проверить эту настройку, открываем содержание, щелкаем правой кнопкой по разделу и открываем его свойства. Переходим на вкладку Printed Output и проверяем поле Break Type. Здесь должна быть выбрана опция None.

Повторяем операцию для всех разделов в содержании.

Если вам все-таки нужны разрывы страниц, их можно добавить непосредственно в раздел: открываем раздел, переходим на вкладку Insert и нажимаем кнопку Page Break.

И последний шаг – подготовка макроса. Этот макрос будет копировать содержимое из документа, собранного с помощью MadCap Flare, в наш шаблон.

Sub CopyToTemplate()

‘ Copies content from doc to template

Selection.WholeStory

Selection.Copy

Documents.Add template:=“d:\Learning\MadCap\Course\template01.dotm

Selection.GoTo What:=wdGoToPage, Count:=1

Selection.PasteAndFormat (wdSingleCellText)

End Sub

В макросе нужно подправить пару моментов:

  • Add template – путь к шаблону
  • Count:=1– номер страницы, начиная с которой вы хотите вставить скопированный текст. Например, если титульный лист должен отличаться от остальных листов в документе, вы можете добавить в шаблон 2 листа, оформить титульный лист, а само содержимое документа добавлять, начиная с листа 2. В этом случае в макросе будет прописано: Count:=2.

Что нужно, чтобы добавить макрос в Microsoft Word? Копируем содержимое макроса, открываем любой документ Microsoft Word, переходим на вкладку Вид и выбираем Макросы > Макросы. Если в документе еще нет ни одного макроса, вводим любое название в поле Имя и нажимаем кнопку Создать. Если макросы уже есть, выбираем любой макрос в списке и нажимаем кнопку Изменить.

Вставляем скопированный текст макроса в открывшееся окно.

Подготовительный этап окончен. Теперь соберем документ в Microsoft Word с помощью таргета MadCap Flare и откроем его.

Снова переходим на вкладку Вид, выбираем Макросы > Макросы. Выбираем в списке наш макрос и запускаем его.

Результат:

Небольшое примечание. Решение, описанное в статье, работает для Microsoft Word 2016. Макросы для других версий Microsoft Word могут отличаться.