Стратегические заметки по переносу контента в DITA CCMS

19.08.2016

Мы возвращаемся к одной из любимых тем – структурированный контент и DITA. Мы уже рассказывали о плюсах структурного подхода к контенту, а сегодня хотим рассмотреть, какие сложности могут вас ожидать при переходе к подобной стратегии.

После того, как вы решите, что разумно было бы управлять контентом в масштабах предприятия, вы столкнётесь с целым рядом острых вопросов, касательно стратегии перехода к структурированному контенту, к примеру, к DITA CCMS. Один из самых важных вопросов – что делать с уже существующим контентом. К сожалению, волшебной кнопки «Перенести всё» не существует. Если учесть разнообразие форматов контента (Word, FrameMaker, PPT, PDF, онлайн-приложения, базы знаний и т.д.) и количество разрозненных мест его хранения (локальные компьютеры, сетевые диски, общие хранилища), перенос контента покажется очень и очень страшным зверем. Но есть и хорошие новости – возможности переработки существующего контента и рабочих процессов всё же существуют.

Переносить, перерабатывать или начать заново?

При разработке переноса контента у вас есть три варианта (и они не исключают друг друга):

• Переносить. Переформатировать контент и внести его в CCMS (central control and monitoring system – центральная система управления и контроля).
• Перерабатывать. Оценить ценность контента и переработать его на основе этой оценки.
• Начать заново. Заархивировать устаревший контент и создать новый в CCMS, соответствующей самому передовому опыту структурированного контента.

Вы, вскоре всего, выберите стратегию-гибрид этих трёх вариантов, хотя нам встречались ситуации, когда компания оценивала все факторы и решала начать всё заново.

Перенос дарит возможности

Необходимость пересмотреть существующий контент для его оценки, хотя зачастую это бывает утомительно, предоставляет возможность расширить использование самого ценного вашего контента – контента, который у вас уже есть. Например, техническую документацию, такую как руководства пользователя, можно представить потенциальным потребителям ещё до того, как они станут клиентами. Для потенциальных клиентов на стадии выбора технические документы часто имеют большее значение, чем обычный маркетинговый контент, потому что они непосредственно описывают функциональные возможности без лишней шумихи. Это перенаправление контента в сторону использования на разных стадиях покупательского цикла может увеличить прибыль, потенциально компенсировав некоторые издержки переноса.

Далее давайте рассмотрим метод фильтрации контента или схему, которая помогает определить, какой контент стоит переносить, а какой лучше заархивировать. Это первый шаг на пути к максимизации повторного использования ценного контента.

Оцениваем ценность существующего контента

Вы можете выбрать из нескольких моделей оценки существующего контента, которые помогут вам определить, какие из перечисленных выше вариантов лучше всего подходят для ваших текущих потребностей. Мы нашли наиболее практичную модель установления критериев или фильтров для объективной оценки существующего контента. Контент, который не удовлетворяет одному или более из фильтров, нужно либо обновить, либо заархивировать, либо переработать.

Обычно фильтры включают:

• Актуальность. Актуален ли ваш контент? Легко ли его обновить? Возможно, изменений слишком много и лучше начать тему заново?
• Использование. Можно ли его использовать по-новому (как в примере)? Можно использовать контент в других отделах (в отделе кадров или тестирования, например). Если контент можно использовать повторно, его дополнительная ценность может оправдать затраты на его перенос.
• Качество. Довольно часто такие проверки выявляют общие проблемы с качеством контента. Противоречивые «голос и тон», слишком длинные или слишком короткие отрезки, повторение одного и того же из отдела в отдел, а также другие вопросы качества могут поддержать решение комплексно подойти к контенту и перестроить вашу общую стратегию.
• Релевантность. Насколько это важно? Материалы, которые рассматривают редкие сценарии, такие как необычные конфигурации установки, могут быть нерелевантными для основных рынков, поддерживая решение архивировать их, оставив только контент, который обращается к более общим вопросам.
• Сложность. Очень длинные документы и документы с нестандартными форматами будет трудоёмко переносить. Этот фильтр может помочь вам оценить временные и финансовые затраты переноса.

Применяем структуру управления контентом

Структурированный контент требует разбиения существующего контента на составляющие топики и присвоения им типа для облегчения технического обслуживания и повторного использования. Три наиболее часто встречающиеся типа – Концепт, Задача и Сноска. Инструкция к продукту может включать в себя введение, предупреждение о соблюдении техники безопасности, а также инструкции по эксплуатации. Это, соответственно, типы топиков – концепт, сноска и задача. Вы должны ввести каждый из них в свою CCMS как отдельные компоненты, чтобы их можно было легко собрать в документ, используя карту. В сущности, вы превратили их в многофункциональные куски данных, которыми можно эффективно управлять.

Для этой работы необходимо разработать структуру или стратегию управления контентом. Большая часть этой структуры стандартизирована в выбранной вами CCMS, но почти всегда требуются некоторые настройки. Например, если вы проектируете онлайновые системы обучения, ваши требования будут отличаться от требований компании, которая создаёт технологические продукты. Вам нужно сделать выбор для организации (применяя классификации и метаданные), отслеживать повторно используемый контент (например, предупреждение о соблюдении техники безопасности), опции медиа-публикаций и форматирования и многое другое.

Хотя это может быть длительным процессом, это серьёзно поможет эффективно и успешно перенести контент. В конце процесса у вас будет одна исходная база данных, где можно создавать, управлять, назначать, редактировать и публиковать любой элемент. Реализация вашей стратегии структурированного контента решает вопросы управления версиями (там никогда не будет дубликатов) и упорядочивает обновления, такие как изменение номера главы. Это можно сделать одной коррекцией (без пролистывания тысяч страниц в поисках этого номера). Это лишь один из примеров. Хорошо продуманная структура управления контентом даёт много других преимуществ, которые позволяют экономить время и деньги.

Работаем с консультантом

Эти вопросы могут сбивать с толку и немного пугать, особенно если практика думать о контенте как о ценном активе относительно нова для вас. DITA CCMS станет мощным инструментом, как только вы его настроите под ваши требования и перенесёте контент, который вам необходимо перепрофилировать. Мы часто сотрудничаем с консультантами по управлению контентом, работающими со своими клиентами, чтобы решить эти проблемы и создавать рабочие процессы, которые помогают им в полной мере воспользоваться системой CCMS. Если у вас нет в компании гуру по DITA, консультант может помочь облегчить путь и обучить команду всем мелочам структурированного контента. Он также может помочь вам выбрать поставщиков сопутствующих услуг, включая услуги по переносу контента. Значение этого опыта может быть существенным, если судить по экономии средств и времени, потраченных на перенос.

Реалистичное прагматичное планирование – ключ к успешному переносу

Перенос требует принятия трудных решений о ценности вашего существующего контента и умных решений о том, как будет создаваться и использоваться новый контент. Мы живем в мире, движимом доступом к контенту, и этот факт означает, что если контент раньше считали статьёй затрат, теперь он может представлять собой значительный актив вашей компании или организации. Переход к структурированному контенту помогает разблокировать эту скрытую ценность, а тщательное планирование и оценка является ключом к успешному переносу.

Источник:  Strategic Notes On Migrating Your Content Into a DITA CCMS

Тэги: DITA, единый источник, структурированное писательство