Советы и хитрости: как оставаться продуктивным и не сойти с ума, работая в изоляции

26.06.2013

Мы продолжаем тему особенностей работы удалённых технических писателей. Крейг Кардимон в своей статье делится собственными наблюдениями, связанными с таким режимом работы и даёт ценные советы начинающим коллегам.

Руки свело судорогой, и iTunes не обновляется. Вы сидите перед компьютером уже чересчур долго. Вы одинокий технический писатель, занятый разработкой документации. Надвигается дедлайн. В прошлом месяце вы отослали черновой проект, а в ответ… ничего. Ваши документы настолько плохи, что темные силы гуглят новые слова, чтобы описать ваши недостатки? Не совсем так. Я помогу вам найти способ справиться с работой практически без обратной связи.

Отсутствие вестей – само по себе неплохая весть

Худые вести не лежат на месте. Хорошие новости, как правило, не торопятся вылезти из кроватки. Причина? Менеджер, вероятно, занят тушением пожаров, и у него совершенно нет времени дружески поболтать или похвалить вашу работу. Для этого вас и наняли.

Ошибки

Все совершают ошибки, в том числе и ваш покорный слуга. Но никто не хочет, чтобы в искупление вины вы покончили с собой (мы надеемся!). Вы должны научиться признавать их и двигаться дальше. Если вам указали на ошибку по электронной почте, извинитесь. Скажите «Упс!», исправьте ошибку и забудьте об этом. Если кто-то сильно разозлился, простого «Я сожалею», лично и наедине, обычно достаточно (при условии, что сердятся на ситуацию, а не на вас). Если же сердятся на вас… Ну, вот поэтому мы постоянно обновляем резюме.

Создайте собственную обратную связь

Возможно, вы думаете: «Но я же вежливо и твердо попросил человека, которому отправил работу, прислать отзыв». Отлично, так и делайте. Даже если вы запросили обратную связь, не сидите, сложа руки в ожидании, когда же вам ответят. Отправьте сообщение или не поленитесь поднять трубку и позвонить эксперту по предмету (ЭП). Спросите, получил ли он ваше сообщение. Иногда письма с вложениями попадают в спам-фильтры. Если в вашей организации есть программа мгновенного обмена сообщениями, и если ваш ЭП использует её, отправьте сообщение. ЭП может получать сотни писем в день, и его голосовая почта может быть переполнена.

Спросите у ЭП, начал ли он читать документ. Скорее всего, он его получил, но ещё не просматривал, потому что был завален другими проектами. Попросите его просмотреть, что может броситься в глаза клиенту, что вы сами могли пропустить.

Предположим, вам нужно разъяснение по нескольким пунктам, и вы не знаете, как к ним подступиться. В этом случае я мог бы предложить отдельно описать каждый камень преткновения, и выслать их все ЭП в одном сообщении. При необходимости и если возможно, можно записаться на прием к ЭП. Конечно, ваша встреча может несколько раз откладываться, но в итоге для вас найдется время. Формулируйте вопросы кратко и благозвучно, но не оставляйте никаких неразъясненных моментов.

Просите помощи извне

Знайте, когда и как попросить помощи на онлайн-форумах, таких как наш родной TechWhirl. Форумчане TechWhirl – дружелюбные и опытные люди, которые охотно делятся своими знаниями. Когда бы я ни задал вопрос, я получаю ответ. При условии, что вы не связаны соглашением о неразглашении, ваш вопрос может быть опубликован прямо из текущего проекта. Если же вы подписывали соглашение, то вам следует быть осмотрительными в публикации вопросов и сопровождении их скриншотами. Подписывали вы соглашение или нет, лучше всего замазывать имена, названия компаний и адреса электронной почты.

Если вы пользуетесь авторизованной системой, компания, которая производит её, скорее всего также предоставляет онлайн-форумы для обсуждений. Я, например, пользуюсь Madcap Flare для создания документации. Madcap предоставляет онлайн-форумы для помощи пользователям, и я являюсь их участником. Когда бы я ни публиковал вопрос, адресованный напрямую Flare, я всегда получал ответ.

Помните, что многие компании сохраняют право контролировать все почтовые и веб-коммуникации. Ваша компания может также полностью их запрещать. Если вы точно не знаете, какова политика вашей компании, то самым лучшим решением будет спросить об этом.

Делайте перерывы

Мы все проводим очень много времени, склонившись над клавиатурой. Это очень плохо. Когда я начиню чувствовать боль, я встаю и разминаюсь, чтобы обеспечить нормальный приток крови. В мае 2011 я присоединился к местной группе по бегу и прогулочной ходьбе в качестве ходока. Мы встречаемся каждую субботу по утрам, и перед тем, как начать, мы делаем серию упражнений на растяжку, чтобы размять наши застывшие мышцы. И я стал включать эти упражнения на растяжку в мою повседневную жизнь. Или, только встав, я иду на быструю прогулку. Это обеспечивает циркуляцию крови.

Когда экран начинает таращиться на вас слегка расплывчатым взором, и когда до «счастливого часа» ещё далеко, скорее всего, это лучший момент для расслабления ваших глазных мышц. Наши глаза устают, когда мы слишком долго фокусируемся на расположенной близко точке. Попытаетесь посмотреть через улицу или через автостоянку. Встаньте с вашего кресла и посмотрите в окно 1-2 минуты.

Укладывайтесь в срок

Помните о дедлайнах, которые я упоминал в первом параграфе? Укладывайтесь в них. И в первый раз, и всегда. Ещё лучше – укладывайтесь раньше. Расшибитесь в лепёшку, если нужно. Люди могут не отметить, если вы сделаете что-то заранее, но они точно запомнят, если вы сорвёте срок. Начальники в большинстве своём помнят пропущенные дедлайны. Это часть их работы.

Когда отдаёте черновик, ведите себя с ЭП учтиво и напомните им, что это за черновик. Если вы отдаёте самый первый вариант черновика, так и сообщите в поле темы письма: «Самый первый вариант – Проект А». Если вы передаёте что-то из того, что не должно быть опубликовано, так и напишите: «Это черновик – Не для публикации». Если вы передаёте (та-да!) последний вариант, так им и передайте: «Последний вариант – Проект В». И ещё – не забудьте на самом деле приложить тот документ, о котором пишете.

Технические писатели часто выпадают из корпоративного радара. Писатели-одиночки особенно. Мы не всегда обладаем информацией, которой должны обладать. Если у вас есть два месяца, попробуйте быть готовыми к тому, чтобы опубликовать информацию через месяц. Если у вас две недели, попробуйте уложиться в одну. Это не попытка произвести на кого-то впечатление – это жизненно необходимо. Дедлайн может сместиться в любой момент, по любой причине, и они могут забыть сообщить вам об этом. Если вы отдадите документы раньше, чем кто-либо придёт их искать, это будет лучше всего. С обратной связью или без. Пусть дедлайн приближается. Ваша документация готова к публикации.

Источник: Tips & Tricks: Staying Productive-and Sane-when Working in Isolation

Тэги: Flare, MadCap, опыт, организация работы, советы, удалённая работа, эффективность