Всё для технического документирования
+7 (495) 001-40-42
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

Пять вопросов, которые нужно задать себе при создании нового отдела документирования (часть 2)

11.07.2014

11.07.14Мы продолжаем публикацию статьи о тонкостях руководства отделом документирования. Она может быть полезна не только людям, уже занимающим пост начальника такого отдела, но и тем, кто хочет в обозримом будущем сменить направление деятельности или подняться по карьерной лестнице.


 

Кого нужно нанять, чтобы это сделать?

После создания наброска этой таблицы (см. начало статьи) вы поймёте, сколько работников понадобится, чтобы закончить работу в сроки, необходимые компании. Запишите нужное количество сотрудников, задачи, за которые они будут отвечать, навыки, которыми должны обладать, а потом передайте информацию на согласование руководству. Возможно, для определённой вакансии понадобятся специфические навыки, например, умение документировать API, а также указать размер зарплаты. Такие источники как Обзор зарплаты от Сообщества Технических Коммуникаций (STC) помогут найти информацию о зарплатах в отрасли (Примечание. Данные с этого портала, конечно, не будут соответствовать российским реалиям, но для общей информации ознакомиться с ними может быть интересно. В России подобных подробных обзоров мы не нашли, но для ознакомления со средними зарплатами можно, как и в любой отрасли, проанализировать вакансии, выложенные на крупных порталах). HR-отдел компании должен стать ключевым активом в создании команды, поэтому обязательно создайте тёплые отношения с сотрудниками, которые отвечают за наём. Эти рабочие отношения будут полезны позже в случае возникновения проблем с персоналом. Как правило, HR-сотрудники являются специалистами по документированию проблем и справедливого их разрешения.

Независимо от того, какая проблема возникла, задокументируйте её, сформулируйте мысли, как эта проблема влияет на компанию (никогда не делайте проблему своей личной заботой), и предложите конструктивные предложения по решению проблемы. Ваша компания может иметь письменные инструкции, которым можно следовать в таких случаях. Если нет, документирование такой политики может стать ещё одним поводом обратиться в ваш отдел.

Что нужно использовать, чтобы всё сделать?

После создания наброска таблицы вы начнёте понимать, какое точно оборудование, софт и документация понадобится вашей команде, чтобы выполнить работу.

Компания, возможно, уже предоставила вам оборудование, по крайней мере, чтобы запустить программное обеспечение и общаться с остальными сотрудниками по корпоративной электронной почте. Тем не менее, это оборудование может быть не тем, что требуется, чтобы начать работу. Например, если ваша компания производит свою продукцию на Mac, вам придётся обучить команду использовать компьютеры Mac при создании документации.

Аппаратное и программное обеспечение, которым пользуется ваша компания, также может влиять на то, какое программное обеспечение вы будете использовать. Например, если ваши клиенты ожидают документацию, поставляемую онлайн в формате Word, то вам, вероятно, придется использовать Word. Тем не менее, если вы знаете по опыту, что другая программа подойдёт лучше для этой работы, узнайте, как программное обеспечение, которое вы хотите, пойдет на пользу компании. Сформируйте ваше предложение вокруг этих преимуществ, в том числе то, как новое программное обеспечение решит проблемы с текущей программой, а затем поговорите с руководством о ваших идеях.

Наконец, поищите веб-сайты по технической документации, такие как STC (http://www.stc.org/) и группы новостей, чтобы понять, какими книгами пополнить вашу библиотеку. Убедитесь, что материалы в медиатеке доступны для других членов команды документирования. Вы также должны придерживаться определенного руководства по стилю, например, руководства по стилю компании Microsoft, которое доступно для загрузки на веб-сайте Microsoft, или руководства, которое уже используется вашей компанией. Если ваша компания не имеет руководства по стилю, вам, вероятно, придется его создать.

Как место отдела в организационной структуре поможет мне добиться цели?

Вам могут сказать, а могут не сказать, какое место отдел документирования занимает в иерархии компании. Например, документирование может быть включено в технический отдел, в рамках более крупного отдела развития средств коммуникации, или он может быть полностью самостоятельным отделом.

Также, вероятно, вы будете иметь дело с другими подразделениями. Например, отделы документирования, обучения и развития веб-сайта вашей компании могут быть связаны друг с другом, но все три окажутся в разных подразделениях компании.

Если это возможно, пообщайтесь с командой руководителей вашей компании, чтобы определить, к какому подразделению вы принадлежите, или вы должны сочетать отдел документирования с соответствующими ведомствами, такими как обучение и/или отделом развития сайта, чтобы повысить коммуникационные активы вашей компании.

Всегда отслеживайте, как ваш отдел работает в своём нынешнем положении на «тотемном столбе» компании. Если вы обнаружите, что ваш отдел не помогает вам добиться своей цели, берите документы и предложения и идите к руководству. Постоянное общение и дружелюбность с вашей стороны помогут вам ответить на этот и другие вопросы, чтобы отдел документирования смог приобрести максимальную значимость для компании.

ИсточникFive questions to ask yourself while creating a new documentation department

Тэги: , ,

< Вернуться к списку публикаций

Облако тегов