Всё для технического документирования
+7 (495) 001-00-42
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

Краткое введение в управление бизнес-процессами для разработчика контента

15.04.2016

14.04.2016Простейшие рабочие действия стали занимать слишком много времени? Заметили бумажную волокиту? Считаете, что бизнес-процессы в вашей компании устарели? А может быть, так считает руководство, но не знает, что с этим делать? Тогда наша статья именно для вас. Крис Денман рассказывает о том, как сменить направление деятельности, не меняя общей сферы, и при этом вырасти профессионально и заслужить уважение руководства.


Вы потратили месяцы, а, может быть, и годы, создавая контент для вашей организации. За это время вы изучили все тонкости процессов организации, обнаружили сильные и слабые стороны. Это открывает отличные возможности для вас и для вашего работодателя. Ну а теперь, по собственному ли желанию или по необходимости, пришло время систематизировать все свои знания о процессах и представить их по-другому. Возможно, вас назначили экспертом в области разработки контента, чтобы вы могли использовать свои знания о процессах организации и найти способы их оптимизации. Честно говоря, это сложная задача, но не непреодолимая. Следуя практике, известной как Управление бизнес-процессами (УБП), вы можете впустить в организацию ветер перемен.

Сложное должно казаться простым

Во-первых, признайте, что УБП – это не отдельный от разработки контента процесс, а ещё одна его дисциплина. Как и при развитии традиционного контента, вам придётся разобраться в организационных, системных, и/или аналогичных процессах и сделать их эффективными. Разница с УБП имеет два аспекта: 1) как вы добываете информацию, и 2) как вы создаете новый контент из добытой информации. С помощью УБП вы берёте добытую информацию и используете её, чтобы составить план рабочего процесса вашей организации, с тем чтобы запустить процесс анализа, изменения и улучшения.

Прежде чем мы углубимся в конкретные методы, как добывать и представлять процессориентированную информацию, давайте рассмотрим основные преимущества УБП. Во-первых, хотя во время получения информации и генерации контента УБП может показаться сложной, грандиозной задачей, конечный продукт зачастую очень прост. Одна из целей УБП – находить сложные процессы и разбивать их на простые шаги. С помощью УБП вы создаете визуальное представление процессов в формате, лёгком для понимания и передачи, что составляет первое ключевое преимущество УБП.

Это представление, известное как модель или карта бизнес-процесса, позволяет вашей аудитории (как правило, деловым кругам) воспользоваться вторым ключевым преимуществом УБП – выявлением сильных и слабых сторон процесса. Эффективную модель подробно обсудят. Заинтересованные стороны захотят встретиться друг с другом и с вами для обсуждения путей дальнейшего улучшения сильных сторон и исправления слабых.

Ваша модель становится драйвером третьего ключевого преимущества УБП – возможности перемен. Ваша модель предоставляет доказательства общих проблем процессов, таких как сдерживающие факторы. Выявляя эти факторы, заинтересованные стороны смогут предпринять шаги, чтобы изменить их в лучшую сторону, что приводит к четвертому и последнему ключевому преимуществу УБП – более высокой эффективности и более бюджетным решениям для вашей организации.

Не просто создание блок-схем

Традиционно бизнес-аналитики доминируют в области моделирования процессов. К счастью, опытные разработчики контента хорошо оснащены для перехода на процесс моделирования. Этому есть веские причины. Развитие контента – не статическое заурядное занятие. Оно изменчиво и гибко, как и потребности ваших клиентов или работодателя. В результате разработчику контента нужно не только оставаться на вершине применимых технологических перемен, а ещё играть множество ролей, бизнес-аналитиков в том числе. По профессии разработчики контента являются аналитиками, логичными и организованными, – всё что нужно для эффективного моделирования процессов.

Это не означает, что переход от разработки традиционного контента к моделированию процесса будет лёгким; он требует пристального внимания к деталям и возможности добычи сложной информации и перегонки её в простейшую форму. Вам нужно постоянно решать, как пройти от точки А в точку Б на уровне максимальной детализации (в зависимости от потребностей проекта), чего вы, возможно, не рассматривали ранее в стандартной схеме. Фактически, полномасштабная модель бизнес-процесса представляет собой трехмерный документ из каскадных уровней разложения процесса на составные части, вниз от самой абстрактной к самым конкретным. Рассматривайте верхний уровень как организационный обзор, в то время как нижний уровень — это пошаговое техническое исполнение, а все остальное окажется между ними.

Я не запугиваю вас, а хочу показать, что недостаточно будет просто открыть Microsoft Visio (или аналогичное приложение), вставить текст в рамочки, пририсовать несколько стрелок и сказать, что всё отлично. Но есть и хорошие новости – вы можете начать с малого, выбрать содержание, которое вам нравится, и воспользоваться всеми преимуществами доступных онлайн-ресурсов.

Как язык программирования, форма записи моделирования бизнес-процессов (BPNM) имеет специфический синтаксис для использования с УБП. Считайте BPNM набором дорожных знаков, которые ваша аудитория использует для навигации по вашей модели/карте. Насколько жёстко придерживаться BPMN – зависит от требований организации и используемых инструментов, но один раз разобравшись в синтаксисе, вы получите логичное, хорошо продуманное средство для организации процессов моделирования. Взгляните на пример.

 

01

 

 BPMN – синтаксис, используемый для моделирования управления бизнес-процессами

На рисунке выше показан пример рабочего процесса, генерируемого с использованием BPMN 2.0. Процесс отправки ритейлером комплектующих показан в виде бассейна, а задачи (подпроцессы) разбиваются на отдельные плавательные полосы для каждого участника (менеджер по логистике, секретарь и работника склада). Как вы можете увидеть в данном примере, BPMN не только позволяет организовать контент, он ещё и стандартизирует создание модели бизнес-процессов, что в конечном итоге помогает вашей аудитории интерпретировать их.

Помните, что этот пример представляет только один слой модели бизнес-процесса. Весь процесс отгрузки можно отобразить на единой схеме на макроуровне бизнес-модели организации. С другой стороны, одну задачу, такую как запрос расценок перевозчиков, можно было бы разбить на отдельный бассейн, чтобы детализировать отдельные задачи, которые составляют этот конкретный подпроцесс. Это последнее понятие разбиения подпроцессов называется разложением процесса.

BPMN – это синтаксис, а не инструмент развития. Таким образом, вам всё же нужен инструмент для создания моделей процессов. Как уже упоминалось выше, вы можете использовать Microsoft Visio – очень хороший и широко доступный вариант для начинающих в моделировании процессов. Возможно, он у вас уже есть, в зависимости от используемой версии Office. Существуют и другие, более продвинутые и значительно более дорогие решения УБП корпоративного уровня, а также некоторые варианты открытых источников, если хорошенько поискать.

Нужно знать, с чего начинать

Теперь, когда вы знаете основы создания модели бизнес-процесса, как вы решаете, с какого процесса начать? Скорее всего, у вас уже есть огромное количество информации (в голове и записях), но такой объём может сделать задачу неподъёмной. Вы должны определить цели проекта и сферы, прежде чем делать что-нибудь ещё. Задайте заинтересованным сторонам вопросы, касающиеся процессов, происходящих в организации, а также целей УБП.

  • Является ли целью поиск и сохранение знаний?
  • Или цель – это анализ процессов, их оптимизация и перемены?
  • Нужно ли изучать все процессы/области (вряд ли) или конкретный процесс или область?

УБП – это не всегда процесс от общего к частному или частного к общему. Зачастую заинтересованные стороны хотят получить ответ, где в компании скрыты болевые точки, но не знают, как их исправить. Они хотят видеть подробный анализ процессов, затрагивающих эти болевые точки. Это и должно быть вашей отправной точкой. Вы можете создать быстрое решение, составив план процесса, выявив проблемы и работая с заинтересованными сторонами с целью их разрешения (оправдывая тем самым необходимость привнести в компанию ещё больше УБП).

Практика выявления болевых точек, составления планов текущего процесса (текущего состояния), а затем создания оптимизированного будущего процесса (будущего состояния) – краеугольный камень развития УБП. Можно отобразить текущее состояние с помощью той информации, которой вы или заинтересованные стороны уже обладаете. Будущее состояние будет труднее определить и сложнее достичь, так как это требует от вас опросов, выспрашиваний, предложений и многократных повторов. Это необходимо чтобы соотнести будущие цели и необходимые действия для их достижения. Тем не менее, если вы сможете достичь оптимизированного будущего состояния, применение вашей модели на практике станет настоящей наградой.

Принесите ветер перемен

Помните, что эффективная модель бизнес-процесса определяет сильные стороны процесса, подчеркивает неэффективные и даёт возможность внедрения изменений с конечной целью стать более эффективными при более низкой стоимости. Как разработчик контента, вы можете внедрять  эти изменения, создавая модели, которыми можно поделиться с заинтересованными сторонами, провоцируя дискуссии и мозговой штурм. Так что будьте готовы поставить себя на место бизнес-аналитика для погружения в мир управления бизнес-процессами. Освоившись в формате УБП, вы в скором времени сможете принести ветер перемен в организацию.

Источник: Content Developer’s Intro to Business Process Management

Тэги: ,

< Вернуться к списку публикаций

Облако тегов