Как продвигать отдел документирования (Часть 2)

19.12.2014

Как часто мы видим ситуации, когда отличный специалист с инженерным образованием и выдающимся даром слова не может найти заказ? К сожалению, очень часто. И тут нужно вспомнить о слове «маркетинг». Себя и свои услуги нужно продвигать и продавать, а если вы работаете в команде, то и продвигать нужно всю команду. А теперь представьте, что этим будет заниматься каждый сотрудник по мере сил и умений. Открываются довольно приятные перспективы для всего отдела, не правда ли?

Продвигаем с помощью положительных ответов

Конечно, вы не можете ответить «да» на всё. Если задача требует большое количество неоплачиваемой работы или выходит за рамки контракта, то могут появиться перерасходы, которых следует избегать. Но сегодня очень много небольших запросов от клиентов встречают отговорками или того хуже; если запрос можно легко выполнить, этот акт доброй воли может оказаться бесценным. Например, один из наших сотрудников получил эту записку в ответ на относительно небольшую услугу: «Отдел технических коммуникаций – единственный в компании, на помощь (а не разговоры о ней) которого мы всегда можем рассчитывать». Очевидно, что этот внутренний заказчик обратится к нам ещё.

Отвечайте утвердительно на просьбы в случайных чрезвычайных ситуациях. Вы имеете полное право отказать клиенту, если они вдруг понадобится сдать работу на следующей неделе вместо следующего месяца, как было в графике. Но если вы хотите обратить кризис в маркетинговую возможность, как-то попытайтесь закончить работу пораньше и выручить своего клиента. Как правило, клиенты не забудут такую услугу и вернутся для повторных сделок. Если вы не готовы к решению этих ситуаций, клиенты, скорее всего, найдут кого-то ещё, кто удовлетворит их агрессивные требования.

Продвигаем с помощью связи с клиентами

Говорите на языке вашего клиента. Если вы работаете с клиентом, который использует миллион сокращений, по крайней мере попытайтесь изучить и использовать основные из них. Забудьте свои собственные внутренние термины и используйте клиентские. Если клиент ссылается на DHC и PTS как следствие 16 WACA через SOW и TLM, проделайте работу и узнайте, о чём он говорит.

Познакомьтесь с вашими клиентами. Некоторые технические писатели имеют замечательную сеть внутренних и внешних контактов с клиентами, которые любят работать с ними. Мало того, что писатели предоставляют им хорошую работу, они также выстраивают отношения, которые нравятся клиентам и побуждают их продолжать сотрудничество. Поэтому узнайте имя своего клиента и запомните его. Кроме того, используйте официальные и неофициальные исследования, чтобы узнать, чего хотят ваши клиенты. Затем сделайте всё возможное, чтобы дать им именно это.

Идите туда, где находятся клиенты. Для продвижения наших услуг документирования мы с сотрудниками объездили не только местные учреждения в области, но и в Калифорнии, Техасе, Алабаме, Торонто, Детройте и Чикаго. Поступая таким образом, мы выиграли по двум пунктам:

• понимание, что эксперт приехал издалека;
• если вы проделали долгий путь, люди на разных уровнях с большей готовностью выделят для вас время.

Продвигайте, рассказывая о себе

Рассказывайте о возможностях вашего отдела, формально и неформально.

• Разработайте дружественную интранет- или интернет-страницу с подробным описанием своих услуг и упростите запросы к вам с помощью интерактивных форм.
• Будьте активны с потенциальными клиентами, которые могут извлечь выгоду из ваших услуг. Предложите им поговорить о том, как ваши возможности соответствуют их потребностям, и представьте предложения о том, как вы можете им помочь.
• Сделайте себя видимым. Создайте сеть ваших потенциальных клиентов. Просто увидев вас, некоторые клиенты могут вспомнить о проекте документации, который им надо сделать, но они всё никак не могут начать. Личное присутствие может иметь свою маркетинговую выгоду – не пренебрегайте им, даже если это неестественно для вас.
• Выделите ключевые возможности конкретного персонала. Например, мы нашли дипломированного инженера-механика, который хотел быть техническим писателем. После того как он улучшил писательские навыки, я убедился, чтобы наша внутренняя группа по машиностроению, для которых мы предоставляли инженерные руководства, знала, что для них пишет «один из них».

Продвигайте, показывая чистую стоимость

Покажите стоимость ваших услуг, даже если для этого иногда нужно наступить собственной гордой техническо-коммуникационной песне на горло. Мы все сталкивались с людьми, которые думают, что единственное, что мы делаем – это «придаём документам красивый вид». Таким образом, чтобы лучше продвинуть ваши услуги, помогите им понять, что вы можете сделать гораздо больше, например, создать оригинальную документацию на основе сырых инженерных данных, адаптированную для различных медиа. Лучший способ убедить их в стоимости – сделать это. Если вы получите этот первый шанс, удивите их глубиной вашей работы.

Но некоторые хотят, чтобы вы просто делали документ красивым, и до тех пор, пока они платят за это, почему бы не смириться и не дать им то, что они хотят? Один из наших внутренних клиентов написал: «Я не против фактического написания документа, но я обнаружил, что моё форматирование, как правило, немного плоское. Я надеюсь получить немного вашей фирменной магии для пары документов, которые я создам в ближайшие недели. Я был очень впечатлен вашими сотрудниками на последнем проекте». Даже если он вроде как и сказал, что мы должны просто сделать документ красивым, тем не менее он вернулся, открывая двери к более содержательной работе.

Продвигайте с помощью полной команды по документации

Что общего анонимный автор, тихо трудящийся в дальнем углу офиса, имеет с маркетингом? Персонал в отделах коммуникационных технологий знает то, чего не знают руководители. Поощряйте сотрудников говорить о возможностях их отдела, не уступая соблазну свалить весь маркетинг на руководителя. У меня в группе есть люди, которые могут заниматься продвижением гораздо успешнее меня. Один из удалённых сотрудников так уверен в своих возможностях продвигать услуги, что говорит, что если у него забрать всю работу, он без проблем найдёт ещё. Не нужно посылать самого тихого, неразговорчивого писателя на маркетинговые звонки, но он должен делать какую-то часть маркетинговой работы каждый день.

Заключение

Работа по продвижению услуг отдела технических коммуникаций полна радости и разочарований, успехов и провалов, и зачастую успех приходит только после очень многих неудач. Но если вы не займётесь продвижением, им никто не займётся. Даже если продвижение отдела не входит в ваши обязанности, почему бы не попробовать? Некоторое упорство вознаградит вас новыми возможностями для вас и вашего отдела.

Источник: How to Market a Documentation Department

Тэги: командная работа, организация работы, продвижение