Изменения на арене технических коммуникаций: Советы и рекомендации, как оставаться на волне

24.06.2013

В настоящей статье Джекки Сэмюэлс размышляет об изменениях в работе технических писателей и коммуникаторов, об особенностях их работы в удалённом режиме. О том, как не потерять в современных условиях навыки общения и чувство локтя при работе в команде.

Если и есть что-то, о чём могут договориться все технические писатели, –  это то, что мы никогда ни о чём не сможем договориться. Согласны? Перейдём от этой логической дилеммы к другой: я думаю, что мы все согласны с тем, что быстрый темп технологических изменений имеет большое влияние на нашу профессиональную жизнь. На личную жизнь тоже, но это уже тема для отдельной статьи.

О каких технологических изменениях я говорю?

Мобильность: распространение мобильных устройств, в результате которого мы получили доступ к информации и связи в любом месте и в любое время.

Скорость и пропускная способность: широкое использование высокоскоростного Интернета и, как результат, инструменты, полагающиеся на эту скорость (взять хотя бы Skype и Google Video, но я мог бы перечислить тысячи).

Связность: использование социальных медиа в различных формах в качестве средств связи, от технической поддержки до возможностей поиска работы.

Как мне кажется, эти изменения были предприняты именно в области связи. Они трансформируют её, ускоряют, делают возможными многие новые функции.

Как у профессиональных коммуникаторов, у нас есть привычка рассматривать все изменения с точки зрения нашей работы: как наши пользователи получают доступ к информации, чего они хотят, и что им нужно? Но мы игнорируем другую сторону медали: наши внутренние связи также подвергаются воздействию. Наше рабочее окружение подвергается масштабным изменениям.

Давайте отойдем от контента: управление рабочим окружением технических коммуникаций

В этих статьях я обычно говорю о первой категории, обсуждая инструменты и стратегии создания контента, предназначенного для наших пользователей, о жизненном цикле его создания и потребления. Для разнообразия я хотел бы поговорить о второй категории: нашем рабочем окружении.

Мобильность, скорость и связность означают, что все больше и больше работников сталкиваются с огромными изменениями на рабочих местах (и для огромного числа людей изменения будут продолжаться в течение следующего десятилетия, так как это стратегия большой экономии). Организации с интеллектуальным управлением находят способы сэкономить деньги, проявить новаторский подход и быть гибкими в плане условий работы.

Типичное рабочее место из кирпича и цемента, разделенное на кабинки, повторяет путь PDF: оно всегда будет нужно, но постепенно вытесняется более динамичными возможностями.

Примеры:

Международные команды теперь могут общаться и совместно работать, используя Skype, GoToMeeting, вики-страницы и виртуальные доски.

Консультант теперь может не только обслуживать большинство клиентов виртуально, но и предоставлять качественные услуги, зачастую, с большей эффективностью.

Мы, писатели TechWhirl, находясь в дюжине различных мест по всему миру, может проводить мозговой штурм в реальном времени.

Вы можете никогда (редко) лично попадаться на глаза своему непосредственному руководителю.

Вы можете управлять командой, члены которой никогда не встретятся друг с другом.

Команда авторов, редакторов и дизайнеров может работать из дома.

Все это очень здорово и означает, что теперь можно носить на работе пижаму, но есть и серьезные последствия этих изменений. Вы не сможете положиться на прежние навыки проведения совещаний, сбора информации, или даже решения проблем и критического мышления. Пришло время либо адаптироваться, либо остаться позади.

Адаптируйте и поддерживайте в хорошем состоянии ваши социальные и виртуальные навыки

Прежде всего, если вы работаете удалённо, не теряйте существующие навыки межличностного общения, которые присутствуют на физическом рабочем месте. Вам может быть нелегко вернуть способность понимать сигналы мимики и тела, перекинуться парой слов с попутчиками в лифте, или поболтать с техническим специалистом и выведать у него или у неё что-нибудь интересненькое с помощью плюшек. Будьте осторожны – эти навыки атрофируются без соответствующих тренировок. Положение недавних выпускников должно стать предупреждением всем нам, что перемещение социальных коммуникаций в виртуальную реальность заставляет нас  почувствовать себя неуклюжими болванами, когда дело доходит до личного общения. С другой стороны, те люди, которые работают на рабочих местах давно, и те, кто относится к высшему руководству, концентрируются на физических социальных навыках и не осознают важности виртуальных навыков и возможности, которые они предоставляют (например, критикующие отклики, встречи с покупателями и построение бренда).

Часто вам скорее требуется сменить навык, чем освоить его с нуля. Если вы привыкли привлекать ваших коллег для того, чтобы справиться со своими проблемами (дать толчок к решению проблемы), то продолжайте делать это. Это может означать использование чата в Skype, общение в Google+ или быстрый телефонный звонок вместо живых разговоров между рабочими местами.

Не забывайте продолжать говорить с реальными группами людей. Серьёзно. Это может футбольная команда вашего ребёнка или продавец в закусочной, но общение напрямую с адресатом всегда остаётся важнейшим навыком. А теперь у вас будет куда меньше возможностей делать это.

Другая сторона проблемы – вам необходимо развивать ваши новые навыки в соответствии с вашей новой средой. Поймите, что делает вас счастливым и продуктивным в вашем новом окружении. Например, вы можете обнаружить, что вы не можете так же хорошо работать, если вы одеты в пижаму – тогда оденьтесь так, будто вы собираетесь пойти на работу.

Ваши новые способности также включают необходимость совершенствовать ваше присутствие онлайн, даже если только с вашими коллегами. Что вы делаете для того, чтобы определить, что для вас приемлемо, а что нежелательно? Ваши коллеги могут не суметь увидеть закрытую дверь или ваши плечи, склонённые над клавиатурой, то есть справляться с отвлекающими факторами и паузами в работе вам придётся по-новому. Остерегайтесь новых культурных норм (электронные энциклопедии против электронной почты, правила виртуальных встреч, поддержка для дистанционных работников и т.д.). Возможно, самое главное – измерить результат труда (если вы меня не видите, как вы узнаете, что я работаю?).

Наиболее успешные технические коммуникаторы стали профи не только в одной, но во всех этих стратегиях. Они хорошо умеют проводить беседы один на один, но так же и могут увлечь презентацией, проводя её в комнате, полной людей. Также они умеют проводить виртуальные презентации, где они строят бренд, общаются с аудиторией и делают вклад в превосходную репутацию. Они в числе первых начинают пользоваться новыми инструментами и приложениями, которые могут помочь их карьерному росту. Они лучше, чем большинство, видят важность разнообразия способов коммуникации, каждое из которых со своими достоинствами, которые они используют для достижения своих целей.

Стратегии для профессионального успеха на все времена

Являясь скромным хорошим информационным архитектором, я рекомендую разрабатывать стратегии, не овладевать инструментами (что приходит позже). Концентрируйтесь на том, что важно для вашей успешной профессиональной жизни.

1. Поддерживайте сильные отношения внутри команды. Успех проекта больше, чем сумма успеха членов команды. Поддержка и общение с членами команды означает, что вы можете пользоваться не только своим опытом, опираться не только на свои знания. Раньше это обычно происходило в комнатах для совещаний перед тем, как совещание начиналось, перед кулером с водой. Сейчас у нас не всегда есть такая возможность. Вместо этого нам необходимо явным образом и постоянно поддерживать свободное течение информации. В результате этого повысится уровень мастерства у отдельных членов команды, который перенесётся на успех всего вашего проекта.

2. Давайте о себе точные сведения. Будьте реалистами. Знайте свои способности. Будьте уверены в себе, но реалистами. Не обещайте ничего, чего не сможете сделать. Обращайтесь за помощью, когда это необходимо.

3. Работайте на репутацию, чтобы добиться успеха. Делайте то, что обещали. Делайте это вовремя. Делайте больше, чем необходимо. Вы не обязательно можете контролировать свою репутацию (то, что другие говорят о вас), но вы можете предоставить им нечто полезное для работы.

4. Управляйте ожиданиями. Знайте точно, что, когда и как вы сделаете для проекта. Определите, что значит для вас «успех» для каждого проекта. Найдите время, чтобы оценить, что пошло не так в прошлый раз и совершите необходимые шаги, чтобы в следующий раз получилось лучше. Ведите подсчёты.

5. Управляйте своим начальством. Это означает, что вы должны быть открытыми для общения, чтобы вы оба понимали, что можно ждать друг от друга.

6. Сохраняйте баланс между работой и жизнью. Как и во всём, хороший баланс необходим для сохранения рассудка. И, подумайте над этим хорошо, только нормальный психически человек может создавать действительно хорошие документы для пользователей.

Коммуникации кардинальным образом меняются. У нас есть новые возможности для работы и общения. Как профессионалы в технических коммуникациях, мы должны пользоваться этими методами, но делать это мудро, понимая, что даже лучшие инструменты должны применяться с мудростью и смыслом.

Источник: The Changing Landscape of Technical Communication: Tips and Tricks for Staying Relevant

Тэги: Джекки Сэмюэлс, навыки, организация работы, профессия, советы, удалённая работа