Всё для технического документирования
+7 (495) 001-00-42
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

Интервью с директором по информационным технологиям Data Conversion Laboratory Тэмми Билицки (часть 2)

03.07.2013

Начало интервью см. в предыдущей публикации.

Путь к стратегии преобразования данных: Применяйте динамичный подход

01Согласно Тэмми, современным организациям необходимо присмотреться к «динамичным документам и динамичным данным» в контексте разработки и реализации комплексной «стратегии, касающейся документов, данных, использования и возможности организации потока данных такими способами, которые содействуют корпоративной мобильности».

Во время своей работы в проектном управлении и управлении поставками, Тэмми стала сертифицированным скрам-мастером (Certified Agile Scrum Master), являясь сторонником этого подхода в разработке и реализации стратегии преобразования данных организации. «Динамичность – это то, что нужно в 2013 году. Компании больше не хотят позволять вам уходить и разрабатывать контент в вакууме и возвращаться назад, надеясь, что он соответствует целям их бизнеса».

«Динамичность (agile) – чрезвычайно полезная методология для преобразования данных и разработки контента», – говорит она, – «потому что не всегда возможно открыто определить все требования. При разработке продукта мы определяем цели, среду разработки, обращаемся к специалистам в соответствующей области, и поэтапно создаём продукты, чья поддержка стандартно изменяется в содержании и качестве. То же самое верно по отношению к документации – она делается поэтапно».

«Преобразование приспосабливается к самому себе по динамичной методологии», – отмечает Тэмми, и DCL смогла легко внедрить динамичность в подход своего менеджмента качества, чтобы соответствовать требованиям клиентов. – «Мы производим образец, затем проверку качества и пересмотр. Затем мы можем провести спринты по поводу образцов продукта и постепенно перейти к спринтам по запуску в производство. [Производственные процессы, производимые по скрам-методике делятся на относительно небольшие промежутки времени – от двух недель до месяца, которые называются спринтами – прим. пер.]. Этот процесс позволяет нам быстро разбираться с проблемами и вносить изменения сразу, как они становятся готовы, и применять наш подход как оправданный. Это отличный инструмент для того, чтобы убедиться в том, что наш финальный продукт действительно соответствует поставленным целям бизнеса».

Путь к стратегии преобразования данных: Используйте внешнюю экспертизу

Тэмми рассказывает об одной вещи, которая удивила её, когда она начала расти вместе с DCL. «Я не принимала во внимание аспекты всестороннего контроля качества, который проводила DCL. Иногда имело смысл производить редактирование перед преобразованием, например, применять стили в [MS] Word, для того, чтобы изначально улучшить результат от преобразования, а также проводить автоматическую проверку качества после преобразования, чтобы вычислить и разрешить обнаруженные аномалии. Таблицы и диаграммы, как, в общем-то, и математические формулы, не всегда легко преобразовать». На самом деле DCL имеет в штате динамичную и разностороннюю команду экспертов, включая тех, которые специализируются на преобразовании таблиц и математических формул с возможностью редактирования.

Такой тип экспертизы обычно невозможно найти внутри компаний, планирующих преобразование данных, и Тэмми указывает на то, что редко имеет смысл планировать преобразование сложного контента силами исключительно внутренних ресурсов. «Зачем выделять основные ресурсы вашего бизнеса на что-то специализированное?»

Вместо этого компании должны использовать внешнюю экспертизу для выполнения тяжёлых задач, что доказывают результаты опроса, по которым 23 процента опрошенных уверены, что у них нет внутренней экспертизы. «Оцените то, что у вас есть, установите методологию и выберите партнёра в виде правильной фирмы, которая проведёт вас через этот процесс, и вы будете знать, что всё будет сделано согласно бизнес-целям», – рекомендует она.

Путь к стратегии преобразования данных: Другие факторы

02Тэмми отметила ряд других важных факторов, которые необходимо учитывать на пути компании к реализации стратегии преобразования данных.

Управление изменениями

Часто преобразование данных играет в организации двойную роль, обеспечивая необходимую поддержку для управления изменениями и трансформацией бизнес-процессов. Тэмми предполагает, что организации должны сосредоточиться на факторах развития бизнеса и ключевых процессах. «Помните, что большая часть трансформаций бизнес-процессов ориентирована на рабочий процесс, основывается на данных и документах».

Она еще раз подчеркивает необходимость строить бизнес именно так, особенно если компания планирует сотрудничать с партнером по преобразованию данных. «Посмотрите, как они удовлетворяют общие потребности бизнеса, повышают производительность, решают проблемы с совместимостью технических условий и корпоративной мобильностью, анализом больших массивов данных. Сделайте оценку рентабельности инвестиций и рассчитайте риски для дальнейшего продвижения бизнеса, если у вас не окажется необходимых данных».

Причины для преобразования данных одновременно действуют «сверху вниз и снизу вверх, потому что каждый человек ценит важность данных», – говорит Тэмми. – «Сильный партнер может помочь вам убедиться, что люди понимают, что существует четко определённый путь к достижению ваших целей в бизнесе, и повысить производительность. Все это является неотъемлемой частью вашей бизнес-модели».

Юридические и нормативные проблемы

В глобальном климате современного бизнеса неприкосновенность частной жизни, раскрытие информации и другие нормативно-правовые проблемы усложняют и без того непростую задачу преобразования данных для бизнеса. Команды, участвующие в преобразовании данных и управлении контентом, должны знать, что «документы, хранящиеся на незащищённых носителях, могут содержать личные данные, которые должны быть защищены. Сроки хранения в этом случае критичны. Вы должны убедиться, что у вас есть необходимая информация, и нет ненужной», – предупреждает она. – «Вы должны выстроить отношения с внутренними партнёрами – юристами, делопроизводителями, аудиторами, ведомственным контролем, чтобы понять конкретные последствия для вашей организации. Невежество – не блаженство. Для соответствующего управления контентом вы должны знать требования».

В отношении команд, которые борются с личной заинтересованностью исполнителей, Тэмми предполагает, что «группа, которая чаще всего в состоянии наиболее эффективно принимать решения по преобразованию данных – юридический отдел; так как они в курсе риска судебных разбирательств и штрафов». Прибавьте к этому необходимость корпоративной мобильности и аналитики, а затем «найдите исполнителей в этих двух областях, и всё пойдет на лад».

Требования к качеству

Тэмми отмечает, что клиенты должны знать, что более жёсткие требования к качеству могут повлечь дополнительные расходы, которые будут варьироваться в зависимости от типа контента. И некоторые данные могут не оправдать дополнительные затраты на преобразование. Работая с экспертами по преобразованию, вы можете выбрать правильное решение, которое подойдёт для вашей фирмы и одновременно будет качественным и экономически эффективным.

Она также подчёркивает важность преобразования контента в качество, присущее таким форматам многоразового использования, как DITA. «Очевидно, что существуют различные способы организации информации, и для обеспечения хорошего качества предприятия должны сосредоточиться на структурировании данных на будущее, например, создавать оглавления».

В ходе проведённого опроса выяснилось, что 61% респондентов считает, что текущий контент не удовлетворяет требованиям заказчика. «Я не думаю, что это относится только к содержанию контента, речь идёт и о формате». В связи с этим Тэмми рекомендует упрощать контент, используя структурированные форматы многоразового использования. «Мы не знаем, что ждёт нас в будущем, и структурирование данных обеспечивает нас хорошо организованной информацией, не вынуждая делать одно и то же дважды».

Выводы

Тэмми уверена, что путь к созданию стратегии преобразования данных уникален для каждой организации, но каждый из этих путей проходит через общие точки:

  • Определите то, что движет бизнесом. «Проанализируйте свой бизнес и поймите, какие из ваших данных требуются для работы. Что у вас есть, что пригодится для ведения бизнеса?»
  • Проведите инвентаризацию контента. «Когда вам известны источники и цели, вы можете подобрать наилучшие форматы».
  • Выберите правильный подход и решение. Она предлагает динамический (agile) подход, потому что он предлагает возможность постепенного преобразования, с должной оценкой качества. DCL предлагает сквозные решения, а также менее масштабные преобразования данных по запросу, не исключая любые варианты, которые находятся между ними.
  • Заводите партнёрские отношения с правильными людьми. «Вам необходимо будет заводить партнёрские отношения и с экспертами по вашему бизнесу, и с экспертами по преобразованию, чтобы пройти из точки А в точку Б». Она отмечает, что команда DCL уделяет значительную часть времени на программное обеспечение для контроля качества, определяет и разрешает аномалии.

«Когда у вас есть стратегия преобразования данных, и она применяется, вы больше не будете использовать слово «переделать», вы будете использовать выражение «использовать повторно». И основное – это качество данных», – говорит Тэмми.

«Контент – в основе всего этого. Правильно структурированные данные можно использовать повторно, в будущих. Данные, которые продвигают ваш бизнес, доступны в форматах, которые вы можете использовать для того, чтобы освободить себя от основных трудностей, препятствующих росту. Понимание того, как это важно, позволит вам стать, в конечном итоге, стать победителями». И Тэмми стремится сделать из клиентов DCL победителей, с помощью «единственной остановки для экспертизы и приобретения всего необходимого для преобразования данных».

Источник: Navigating the Road to a Business-driven Data Conversion Strategy

Тэги: , ,

< Вернуться к списку публикаций

Облако тегов