Всё для технического документирования
+7 (495) 001-00-42
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

Быстрый, простой и доступный способ инвентаризации веб-контента

29.04.2016

Hands on keyboardСегодня мы хотим затронуть глобальную проблему количества и качества веб-контента. Наша публикация относится не только к техническим писателям, переводчикам или предметным специалистам, но касается любого, у кого есть сайт и кто хочет, чтобы этот сайт работал.

Аудит Вашего контента или любой технической документации Вы можете заказать у специалистов компании ПроТекст. А базовый аудит одного документа мы делаем бесплатно.

Концепция аудита и инвентаризации контента довольно проста: речь идет о поиске любого существующего контента (инвентаризация) и оценки его для понимания, что работает, а что нет, и какие изменения нужно внести, чтобы улучшить общую согласованность и внешний вид (аудит). Проведение инвентаризации и аудита веб-контента также может помочь вам определить, насколько хорошо ваш контент поддерживает бизнес- и пользовательские цели, ваш бренд, написан ли он в правильной манере, ориентирован ли на нужную аудиторию.

Учитывая фундаментальный характер этого процесса, легко понять, что он играет важную роль в планировании, внедрении и поддержке любой стратегии контента: контент служит в качестве материала и материализации данной стратегии контента. А аудит контента и процесс инвентаризации позволяет создать общее представление, в рамках которого можно просматривать контент и создавать рабочую систему.

Зачем проводить аудит контента?

Аудит контента служит многим целям. Он может помочь идентифицировать страницы, которые требуют дальнейшего редактирования или копирайтинга; устаревший материал; повторы, которые нужно объединить; несоответствия, которые нужно устранить; и контент, за который можно получить «штраф» в поисковых механизмах.

Аудит можно использовать активно (особенно при использовании в сочетании с аналитикой), чтобы понимать, какой информации не хватает, анализировать реакцию пользователя и поведенческие модели, а также отслеживать, насколько хорошо страницы ранжируются в поиске. Всё это может помочь вам понять, нужно ли принимать меры по исправлению или можно начинать продвижение.

Провести аудит контента может быть сложно

Аудит и инвентаризация контента может быть трудным и фрагментированным процессом. Общий процесс состоит из двух частей (инвентаризация + аудит), каждый из которых влечет за собой потенциально гигантскую нагрузку. Переход от инвентаризации к аудиту вряд ли будет лёгким.

Основная причина этих сложностей в том, что обе задачи различаются по сути. Сбор и учёт контента – процесс инвентаризации – количественная операция; в то время как оценка контента в ходе процесса аудита – это качественная операция. Эта разница может показаться простой, но признание её существования является ещё одним ключом к разгадке эффективности процесса, особенно если начнётся сокращение этого разрыва.

Что поставлено на карту?

Трудоемкий процесс аудита контента приносит с собой несколько основных недостатков: для компаний, осуществляющих аудит для клиентов, большие нагрузки увеличивают затраты клиентов и задержки с реализацией проекта; для компаний, проводящих внутренний аудит контента, завершение проекта напрямую связано с количеством привлечённого персонала и/или количества времени, потраченного на проект, что может повлечь за собой значительные издержки.

В любом случае, удорожание и увеличение сроков проектного цикла – недостатки, которые могут поставить под угрозу конкурентоспособность любого бизнеса.

Пусть компьютеры делают то, что могут лучше всего

Для Паулы Ланд, генерального директора Content Insight, небольшой «разрыв» между инвентаризацией веб-контента и аудитом даёт предпринимательские возможности. Момент просветления для неё пришёл, когда «я посчитала время, которое потратила на ручную инвентаризацию сложного веб-контента для клиента, умножила его на свою часовую ставку и поняла, как дорого обходится результат. Я тогда подумала, что должен быть способ получше».

Нуждаясь в более эффективном способе перехода от фазы инвентаризации к этапу аудита, она решила создать свой собственный инструмент – Content Analysis Tool (CAT – инструмент анализа контента) [не путать с Computer-Aided Translation – инструментами автоматизированного перевода – прим.пер.]. CAT берёт на себя большую часть нагрузки, когда речь идет о количественных задачах. Он создает рабочий процесс, в котором «компьютеры могут делать то, что компьютеры делают лучше всего», экономя время и силы (человека) для процесса аудита.

 

1

Отделяем количественное от качественного

С точки зрения Ланд, большой разрыв между инвентаризацией и аудитом объясняется не только большим объёмом данных, которые нужно оценить, но и различиями в процессе – количественном и качественном, который обе задачи влекут за собой.

Хотя компьютеры не могут оценить качество столь же эффективно, как человек, компьютеры, безусловно, могут индексировать контент и выполнять великолепные количественные подвиги, выходящие далеко за пределы человеческих возможностей. Создание инструмента для обработки задач инвентаризации ускоряет весь процесс, оставляя больше времени и усилий для фактического аудита, в то же время существенно сокращая расходы.

CAT: создан специалистами по контенту для специалистов по контенту

CAT разработан, чтобы помочь вам быстро и легко перейти от анализа данных к анализу контента. Он состоит из движка, собирающего информацию, который можно настроить для детального контроля результатов. Например, вы можете расширить сбор информации, чтобы включить различные поддомены; или можете ограничить сканирование, чтобы сосредоточиться только на определенных разделах сайта.

 

2

 

После того, как сбор информации завершён, все результаты представляются в виде панели мониторинга, предоставляя сводные данные и полный список всех найденных файлов. Вы можете сортировать, просматривать и фильтровать результаты по URL, типу, уровню, дате или названию и получить подробное представление данных каждой страницы, включая метаданные (название, описание и ключевые слова), медиа-файлы, а также все документы, связанные с данной страницей. Вы также можете добавить свои собственные заметки, столбцы, теги и личные данные или другую информацию, относящуюся к процессу аудита.

Чтобы помочь идентифицировать каждую «работу» CAT предоставляет скриншот проверенной страницы.

 

3

 

Инвентаризация контента не должна быть разовым событием. Она предоставляет полное представление о контенте, но также позволяет поддерживать этот детальный уровень знаний о контенте с течением времени. CAT включает в себя функцию, которая позволяет сравнивать (на уровне файлов) два сканирования одного и того же сайта, чтобы определить, какой контент был добавлен, изменён или удалён между сканированиями. Этот способ помогает отслеживать контент веб-сайта в течение долгого времени, и это особенно полезно после редизайна сайта или переноса контента.

 

4

 

Если нужно работать над инвентаризацией веб-контента в автономном режиме, CAT может помочь, экспортировав данные инвентаризации в Excel. Если вы сотрудничаете с коллегами или клиентами по инвентаризации веб-контента (отличный способ поделиться работой и знаниями), у нас есть хорошие новости. Новые возможности в ближайшее время позволят вам поделиться результатами со своей командой, чтобы все члены команды могли добавлять свои собственные данные и заметки, но вся информация будет храниться централизованно и будет доступна для всех.

CAT может помочь вам создать глубокое представление о контенте. Например, URL и метаданные можно использовать, чтобы определить, индексируется ли сайт в поисковых системах или нет; заголовки страниц могут помочь идентифицировать дублированный контент; а ссылки (внутренние и внешние) могут помочь понять, насколько сайт интуитивно понятен.

Когда и как часто нужно проводить аудит контента?

Возможно, из-за трудоемкого характера аудита контента (и инвентаризации), многие предприятия рассматривают его как разовый проект. Как правило, имеет смысл провести аудит, если вы никогда не делали этого прежде, или если вы разрабатываете новый веб-сайт, или переносите контент на новую систему управления контентом. Но есть и другие случаи, когда аудит вашего контента может иметь решающее значение, и эти случаи встречаются достаточно часто, чтобы требовать регулярного аудита:

  • Редизайн и размещение на другой платформе.
  • Внедрение новых продуктов, функций и услуг, где вам нужно оценить, как «новый» контент взаимодействует со «старым».
  • Ввод новых географических рынков.
  • Оценка потенциальной необходимости усилий по локализации на глобальных рынках.
  • Выделение различных аспектов вашего бренда или обновление того, как контент отражает суть бренда.

Для комплексного мониторинга производительности вашего сайта в связи с изменениями в продуктах, бренде или мессенджере, возможно, потребуется выполнить то, что Ланд называет «прокатным аудитом»:

«Ценность инвентаризации и аудита контента на регулярной основе, по сравнению с разовым шагом, заключается в том, что вы вылавливаете и решаете проблемы по мере их возникновения, а не позже, когда уже возникли проблемы с клиентами или накопилось ещё больше работы. Управление контентом должно быть максимально приближено к любым другим вашим действиям, которые могут повлиять на отношения с пользователем».

Аудит контента даёт огромные преимущества

Преимущество прокатного аудита заключается в том, что вы всегда знаете, чем располагаете, можете свести к минимуму работу по поддержанию контента, что позволяет сосредоточиться только на вещах, которые изменились с момента последней проверки. Прокатный аудит поможет вам определять проблемы на ранней стадии, следить за производительностью контента (аналитика) и соответствующим образом реагировать при необходимости изменений в контенте.

Аудит контента также позволяет сравнить контент веб-сайта с контентом сайта ваших конкурентов. Вы можете использовать собранные данные для регулярного сравнения производительности вашего контента с другими. Считайте это дополнительным окошком, через которое можно оценить эффективность вашего контента с конкурентной точки зрения.

Если смотреть на перспективы внутри компании, доступ к полной информации об аналитике и эффективности контента поможет создать образ эксперта; будучи «самым умным человеком в комнате» в отношении веб-контента вы сможете повысить не только свой статус как стратега, но и статус любой работы с контентом. Рекомендации и планы по развитию контента, если они поддерживаются данными, имеют больше шансов на одобрение со стороны компании.

Рентабельность (ROI)

ROI-потенциал для проведения аудита контента варьируется в зависимости от того, как часто фирма проводит аудит и как возможности, предоставленные аудитом, используются для улучшения или создания новых возможностей.

Если вы проводите аудит контента для клиентов или для собственного бизнеса, стоимость всегда будет главным фактором, выражается ли эта стоимость в виде денег, возможностей или времени. Автоматизированное средство, такое как CAT, непосредственно решает проблемы, определяющие эти факторы стоимости.

Приводит ли уменьшение стоимости к увеличению рентабельности  или более конкурентному позиционированию – каждый бизнес должен решить для себя.

Вот что думает об этом Паула Ланд:

«Что касается окупаемости инвестиций с помощью автоматизированного инструмента инвентаризации веб-контента: спросите себя, сколько стоит ваше время. Есть ли у вас возможность тратить несколько дней или недель на сбор информации вручную (или сопоставлять данные из различных источников) по сравнению с запуском инструмента, который выдаст вам те же данные за час или около того и стоит меньше, чем 75$, стоит ли оно того? Особенно, если это означает, что вы гораздо раньше сможете перейти к фактической стратегической работе».

Проведите тестдрайв

Нашим читателям предлагается опробовать Content Analysis Tool. Вы можете попробовать бесплатную версию и поделиться впечатлениями в комментариях.

Источник: The quick, easy, affordable way to create a web content inventory

Тэги: , , , ,

< Вернуться к списку публикаций

Облако тегов