Всё для технического документирования
+7 (925) 328-76-00
Разработка технической документации
Курсы для технических писателей
Программное обеспечение

Анализ аудитории (часть 2)

28.12.2016

На прошлой неделе мы говорили о том, как проанализировать целевую аудиторию своего документа. Сегодня мы расскажем о том, что делать дальше. Когда вы определились с ЦА, текст необходимо подгонять под неё. О приёмах подстройки под ЦА – в сегодняшней статье.

Подробнее о целевой аудитории и других ключевых понятиях, в которых необходимо разбираться любому техническому писателю – в нашем курсе «Разработка технических текстов и документации». Кстати, с 15 декабря по 15 января мы предоставляем скидку 15% на курс!


Адаптация под аудиторию

Отлично! И вот вы проанализировали свою аудиторию таким образом, что знаете её лучше, чем себя. Что в этом хорошего? Как использовать эту информацию? Как избежать написания того, что всё ещё будет непонятно или бесполезно для ваших читателей?

Задача написания для вашей аудитории может во многом потребовать врождённого таланта, интуиции или даже тайны. Но существует несколько возможностей для управления, которые вы можете использовать, чтобы получить больше шансов для взаимодействия с вашими читателями. Следующие «рычажки» — наиболее часто производимые действия, ведущие к тому, что техническая информация становится более понятной для аудиторий неспециалистов:

  • Добавляйте информацию, необходимую вашим читателям для понимания.

Проверьте, не отсутствует ли какая-либо конкретная ключевая информация — например, критические последовательности шагов в наборе инструкций; важная дополнительная информация, которая помогает начинающим понять основную тему; определение ключевых терминов. (См. раздел об идеях для контента для более подробной информации).

  • Не включайте информацию, которая не требуется вашим читателям.

Лишняя информация может также смутить и разочаровать читателей, к тому же они считают себя обязанными прочитать её. Например, вы можете вырезать теоретические рассуждения из основных инструкций.

  • Измените уровень информации, имеющейся на данный момент.

У вас может быть правильная информацию, но она может иметь «уклон» к слишком высокому или слишком низкому техническому уровню. Она может иметь уклон на неправильный тип аудитории — например, на экспертную аудиторию вместо технической. Часто это происходит, когда заметки о разработке продукта представляются в качестве инструкций.

  • Добавляйте примеры, чтобы помочь читателям понять.

Примеры — один из самых действенных способов подключиться к аудиториям, особенно в инструкциях. Даже не в инструкциях, например, когда вы пытаетесь объяснить технический концепт, примеры являются серьёзным подспорьем — в частности, аналогии.

  • Измените уровень своих примеров.

Вы можете использовать примеры, но технический контент или уровень может не подходить для ваших читателей. Доморощенные примеры могут быть бесполезными для экспертов; высокотехнологические примеры могут полностью пройти мимо ваших читателей-неспециалистов.

  • Измените организацию вашей информации.

Иногда вы можете иметь всю правильную информацию, но расположить её неправильно. Например, может быть слишком много дополнительной информации раньше, чем это необходимо (или слишком мало), так что определённая группа читателей будут потеряны. Иногда дополнительную информацию требуется вплести в основную информацию — например, в инструкциях иногда лучше вставлять кусочки дополнительной информации в местах, где она непосредственно необходима. (См. разделы о структуре и организации информации в документации).

  • Усиленные переходы.

Читателям, особенно неспециалистам, может быть тяжело увидеть связи между основными разделами вашего документа, между отдельными абзацами, а иногда даже между отдельными предложениями. Вы можете сделать эти связи более понятными с помощью добавления переходных слов или более аккуратного применения ключевых слов. Такие слова как «по этой причине», «например», «однако» являются переходными словами — они показывают логическую связь предыдущей мысли с последующей. Вы можете также усилить переходы, тщательно применяя одинаковые ключевые слова. В технической прозе не очень хорошо изменять выбор используемых слов. Используйте одинаковые, чтобы люди не запутывались больше, чем уже есть. (См. раздел о переходах  и статью Словесные премудрости: Слова-связки).

  • Пишите более сильные введения — и ко всему документу, и к важным разделам.

Люди склонны читать с большим доверием и пониманием, когда у них есть «общая картина» — видение того, что предстоит, и как это относится к тому, что они только что прочитали. Поэтому убедитесь, что у вас написано сильное введение ко всему документу, в котором разъясняется тема, цели, аудитория и содержание документа. Для каждого важного раздела документа используйте мини-введения, которые раскрывают, по меньшей мере, тематику разделы и дают описание подтем, которые включает в себя этот раздел. (См. раздел о введениях, как для всего документов, так и для разделов документов).

  • Создавайте последовательности тем для абзацев и групп абзацев.

Это может помочь читателям значительно лучше понять идею темы и цель раздела (группы абзацев) и, в частности, дать им описание освещаемых подтем. Дорожные карты помогают, когда вы находитесь не в том штате! (См. раздел об использовании описаний и последовательностей тем).

  • Измените стиль и длину предложений.

Как вы пишете — в плане индивидуального уровня последовательностей — может привести к большим отличиям. В инструкциях, например, использование повелительного наклонения и обращения «вы» — гораздо более понятно, чем пассивный залог или обращение от третьего лица. По некоторым причинам персонализация вашего стиля написания и более расслабленное и информирующее изложение может сделать его более доступным и понятным. Пассив при написании, без обращения к кому-то конкретному воспринимается тяжелее при прочтении — вставьте человека и действия в свой документ. Аналогичным образом используйте активные глаголы, а не пассивное изложение. Всё это делает ваше изложение более прямым и непосредственным — читатели не должны это всё раскапывать. (См. раздел о частых проблемах стиля предложений для дополнительной информации).

И, очевидно, длина последовательности также имеет значение. В среднем правильная — где-то между 15 и 25 слов в предложении; предложения, состоящие из более чем 30 слов, подозрительные.

  • Работайте над доходчивостью и экономией предложений.

Это сильно связано с вышесказанным «управлением», но заслуживает собственного пункта. Часто стиль написания может быть настолько многословным, что его тяжело читать или он ведёт к разочарованию. Когда вы производите доработку своих черновиков, посадите их на диету — пройдитесь по черновику строка за строкой, пытаясь сократить общее количество слов, страниц или строк на 20 процентов. Попробуйте сделать это в качестве эксперимента, и посмотрите, что получится. Вы обнаружите множество надуманных, лишних деталей или пространных вещей, которые можно вырезать. (См. раздел о частых проблемах со стилем предложений для получения дополнительных сведений).

  • Используйте больше графики или другую графику.

Для аудиторий, состоящих из неспециалистов, вы можете захотеть использовать больше графики, и к тому же более простой. Писательство для специалистов и экспертов склонно к использованию меньшего количество иллюстраций, менее графически привлекательных — даже визуально скучных! Графика для специалистов склонна быть более детальной, более технической. В технических документах для неспециалистов графика склонна также быть более «декоративной» — такой, которая не требовательна к информативности или убедительности вообще. (См. раздел о графике для дополнительной информации).

  • Разбивайте или объединяйте текст на содержательные, полезные части.

Для читателей-неспециалистов вам может потребоваться использовать более короткие абзацы. Обратите внимание, насколько более длинные абзацы в технических документах, написанных для специалистов. (Возможно, абзацы на 6-8 строк — та самая граница).

  • Добавляйте перекрёстные ссылки на важную информацию.

В технической информации вы можете помочь читателям-неспециалистам, указывая им на дополнительные источники. Если вы не можете полностью объяснить тему, укажите на книгу или статью, где это сделано. (См. раздел о перекрёстных ссылках для получения подробностей).

  • Используйте заголовки и списки.

Читатели могут испугаться больших насыщенных абзацев писанины, не разделённой ничем, кроме редких пустых строк. Просмотрите свои черновики в поисках способов группировки заголовков — поищите возможности произвести изменения в темах и подтемах. Просмотрите свои документы на наличие перечней чего-либо — их можно оформить в вертикальные списки. Поищите спаренные перечни, такие как термины и их определения — их можно оформить в виде списков из двух столбцов. Конечно, будьте осторожны, чтобы не нарушить специальное форматирование — не переопределяйте его. (См. раздел о заголовках и списках для получения дополнительной информации).

  • Используйте специальное оформление и поработайте над полями, длиной строк, межстрочным расстоянием, размером и стилем шрифта.

Для читателей-неспециалистов вы можете делать строки короче (используйте поля), использовать больший размер шрифта или другую подобную тактику. Определённые стили шрифтов воспринимаются как более дружественные и более читаемые, чем другие. (Попробуйте найти кого-то, кто связан с публикациями, чтобы получить советы по шрифтам).

Это были способы «контроля», который профессиональные технические писатели используют, чтобы отстроить свою работу и сделать её читаемой, насколько это возможно. И в качестве контраста это сборник множества проблем в этих областях — даже если они кажутся незначительными — которые делают документ сложным для прочтения и понимания. Непрофессионалы часто спрашивают, почему профессиональные писатели и редакторы настаивают на заморочках с такими, как кажется, незначительными, тривиальными, второстепенными деталями при документировании, но они все имеют смысл! Это напоминает мне некоторых китайцев, которые говорят о «смерти от тысячи порезов».

Источник: Online Technical Writing: Audience Analysis

Тэги: , , ,

< Вернуться к списку публикаций

Облако тегов