Как продвигать отдел документирования (часть 1)

17.12.2014

В нынешнее нестабильное время наши коллеги одними из первых почувствовали на себе последствия экономической ситуации на рынке. К сожалению, всё чаще возникает мнение, что специалистами, работающими с текстом, можно пренебречь и сэкономить на их услугах. Как не потерять своё место, сохранить отдел документирования в компании и привлечь клиентов? Роберт Кинг попробует дать ответы на эти вопросы.

В начале карьеры технические писатели не ожидают, что им придётся продвигать на рынке свой отдел документирования. Однако по мере карьерного роста им приходится делать это, чтобы подчеркнуть значение, которое группа документирования имеет для организации. В этой статье рассказывается, как продвигать отдел документирования; она может оказаться очень полезной, если вы когда-нибудь столкнётесь с необходимостью делать это.

Когда вы только вступаете в ряды технических писателей, продвижение отдела вряд ли занимает ваши мысли. У вас и так есть работа, а продвижение – дело кого-то другого. Но теперь, занимая позицию, на которой приходится читать рассылки типа TechCom Manager, вы, возможно, задумаетесь о продвижении. Возможно, для выживания отдела документирования вам даже придётся стать его маркетологом. Не факт, что внутренние и внешние клиенты будут запрашивать ваши услуги, даже в пределах одной корпорации. В компании, где я работаю управляющим отдела технических коммуникаций, у нас существует относительно свободная рыночная экономика, где клиенты могут пользоваться нашими услугами по написанию руководств, а могут и не пользоваться. Следовательно, продвижение нашего отдела на рынке находится в рамках моих обязанностей. Статья описывает, как мы продвигаем наши услуги для внешних и внутренних клиентов.

Мы обсудим продвижение с позиции:

• Качества наших товаров и услуг;
• Создания нестандартных решений для клиентов;
• Положительных ответов клиентам;
• Связи с клиентами;
• Рассказа о себе;
• Показа чистой стоимости;
• Полной команды по документации.

Продвигаем качество товаров и услуг

Предположим, что вам уже поручена работа над документацией, теперь задача номер один – сделать эту работу хорошо… так хорошо, чтобы у клиента и мысли не возникло уйти к другой компании. На одном из последних крупных проектов нашего крупнейшего внешнего заказчика они были настолько удовлетворены работой нашего ведущего писателя, что для того, чтобы получить новый контракт, они потребовали, чтобы мы назначили того же писателя техническим координатором по проекту. Таким образом, в сущности, благодаря превосходным качествам этого писателя и профессиональным отношениям с клиентом, он не только создал и поставил руководства, он также продвинул услуги нашего отдела лучше, чем любое предложение о продаже или глянцевая брошюра.

Продвигаем, создавая нестандартные решения

Один из наших основных внутренних потребителей выработал то, что казалось раздражающей привычкой: они начали создавать продукты «на коленке» для быстрого удовлетворения конкретных потребностей клиентов, вместо того чтобы следовать медленному трудоёмкому процессу разработки продукта, принятому в компании. Какое-то время наша группа технических коммуникаций строго соблюдала процедуры, рассказывая этому отделу, что мы не можем создать руководство, пока они не выполнили необходимые функции по разработке продукции. И вот однажды мне стало ясно, что наш строгий подход – не самый лучший способ продвинуть свои услуги по документации. Таким образом, для этих «неофициальных» продуктов мы начали производить полу-стандартные пособия. В результате как наши внутренние, так и внешние клиенты получили эти продукты с энтузиазмом. Наш писатель на одном из таких проектов по упрощённой схеме сказал, что у него никогда ещё не получалось такого слаженного сотрудничества с разработчиками. Они и правда предоставляли технические обзоры вовремя (или раньше) и говорили удивительные вещи, такие как: «Ваше желание для меня закон», и даже быстро отвечали на телефонные звонки. Итог: им нужен был этот материал для их конечных клиентов, и они действительно оценили нестандартные усилия наших писателей, чтобы обеспечить быструю поставку.

(Продолжение следует)

Источник: How to Market a Documentation Department

Тэги: командная работа, организация работы, продвижение