10 причин отдать техническое документирование на аутсорс

12.03.2015

Следующие десять причин были выделены на основе многих лет опыта компании Young Copy, накопленного при предоставлении услуг технического документирования на аутсорсе очень успешным технологичным компаниям. Десять причин, которые вы увидите ниже, приводят к реальным результатам в реальных компаниях каждый день. Прочитайте статью Дэйва Янга, профессионального писателя и основателя компании Young Copy и переведите своё документирование на аутсорсинг сегодня!

1. Вы получаете эксперта или группу экспертов.

Профессиональные фирмы, предоставляющие услуги технического документирования, будут способны учесть каждый аспект вашего технического документирования. Например, когда вы пользуетесь услугами такой компании, то получаете комбинацию высококлассных консультантов по техническому документированию, редакторов, разработчиков и системных инженеров, которые работают сообща, чтобы изучить и задокументировать ваши продукты. Комбинирование различных уровней экспертизы позволяет организовать сильную команду технического документирования, которая приносит солидные результаты.

2. Вы экономите деньги.

Приём в штат даже одного сотрудника может привести к значительным затратам. Подумайте о дальнейших тратах при добавлении хотя бы одного локального сотрудника для выполнения всех ваших проектов по техническому документированию.

Персональные расходы на каждого сотрудника:

• Страхование — здоровья, жизни, стоматолог?
• Отпуск/Болезнь/Личные проблемы — минимум 28 дней плюс выходные?
• Пенсия — вы учитываете пенсионные отчисления, 3%, 6% или больше, и другие налоги?

Ресурсы для каждого сотрудника:

• Программное обеспечение — вы представляете, сколько стоит приобретение и поддержка программного обеспечения для технического документирования?
• Обучение — должны ли вы обучать вашего технического писателя использованию актуального программного обеспечения?
• Компьютерное обеспечение — предоставить хороший компьютер, хорошо бы с несколькими мониторами для оптимальной эффективности работы, — вы думали об этих затратах?
• Офис — Вы добавили стоимость офисного пространства, кабинок, столов, стульев, телефонов, бумаги, наклеек для заметок, ручек, карандашей, чернил, обогрева и кондиционирования воздуха и многого другого?

Профессиональные фирмы, оказывающие услуги технического документирования, уже обладают всем вышеперечисленным. Когда вы отдаёте техническое документирование на аутсорс в авторитетную фирму, они возьмут на вооружение необходимые инструменты, чтобы эффективно реализовать ваш проект. Вам не нужно беспокоиться о поиске и оплате подходящего программного обеспечения и обо всех остальных значительных затратах.

То есть, найм фирмы, осуществляющей услуги технического документирования на аутсорсе, обходится дешевле, чем собственный сотрудник.

3. Вы платите тогда, когда требуется выполнить работу.

Когда вы используете аутсорс, вы не платите кому-то за то, что он сидит за столом, как это происходит со штатным сотрудником. Если вы платите за созданный документ, вы платите только за документ, но не за время, которое тратит технический писатель на чаты с другими сотрудниками офиса, перерывы или чем ещё там занимаются штатные сотрудники в рабочее время.

4. Вы можете в случае необходимости масштабировать свою группу технического документирования.

Успешные софтверные компании обычно производят много версий множества различных продуктов. Если у вас случается наплыв новой документации, которая должна быть написана, группа технического документирования на аутсорсе может отреагировать на изменившуюся нагрузку. Необходимо ли вам поднять продуктивность, чтобы справиться со множеством проектов или снизить до нескольких или даже одного проекта, вы можете масштабировать при необходимости группу технического документирования на аутсорсе.

5. Вы получаете расширение для ваших групп продаж, поддержки и разработки.

Мы общаемся с группами продаж, поддержки и разработки в привязке к документации, которую создаём для продуктов их компании ежедневно. Например, группы продаж связаны с документацией в случаях, когда у покупателей имеются специфические вопросы перед покупкой, при обновлении или общие вопросы о функциональности или вопросы по удобству использования их продуктов. Группы поддержки дают покупателям ссылки на документацию в качестве ответов на специфические вопросы после того, как те приобрели продукт. А группы разработки связаны с документацией, когда узнают, как работают созданные ранее функции, разработанные другим программистом.

6. Вы получаете эксперта по коммуникациям.

Ваша группа технического документирования предоставляет знания о большинстве эффективных методов взаимодействия с клиентами. Документация может принимать форму онлайн-справки с возможностью поиска, загружаемого PDF-файла, базы знаний или распечатанной инструкции. Независимо от этого ваша группа технического документирования сможет разработать документацию, которая эффективно взаимодействует с вашими клиентами и покупателями.

7. Вы получаете свежий, инновационный и опытный взгляд на свои потребности в техническом документировании.

Когда вы отдаёте техническое докуменирование на аутсорс, то получаете решение по документированию, созданное в соответствии с именно вашими нуждами. Ваша новая группа на аутсорсе будет применять опыт выполнения различных проектов по техническому документированию, полученный от предыдущих клиентов, и может адаптировать, модифицировать или применять решения, которые лучше всего работают для ваших продуктов. А главное – вы получаете свежий взгдяд на свои потребности в области технического документирования. Отправка ваших проектов по техническому документированию на аутсорс станет хорошей возможностью получить новый взгляд на достижение ваших целей в техническом документировании.

8. Вы полностью контролируете ситуацию.

Вы получаете набор ожиданий, конечных результатов, сроков и даже бюджета. На самом деле, вы имеете больший контроль над консультантом по техническому документированию на аутсорсе, чем над штатным сотрудником. Когда вы отправляете задачи по документированию на аутсорс, вы платите за конечный продукт.

9. Вы можете попробовать перед покупкой.

Начните небольшой проект по техническому документированию, например, создание ответов на частые вопросы или разработку инструкции по установке, и посмотрите, насколько эффективно это может быть для вашего бизнеса. Передача услуг технического документирования на аутсорс — не для всех. Но если вам важны деньги и время, разместите проект у фирмы, оказывающей услуги по техническому документированию на аутсорсе. Обычный проект занимает по времени приблизительно от 4 до 6 недель, давая обеим сторонам шанс увидеть, будут ли работать взаимодействие по модели аутсорсинга в долгосрочной перспективе.

10. Вы получаете группу увлечённых людей.

Когда вы отдаёте техническое документирование в фирму на аутсорс, то получаете команду людей, которые хотят работать с документацией, а не просто людей, сидящих за столом и коллекционирующих квитки о зарплате. Услуги документирования — наш бизнес и мы делаем всё возможное для того, чтобы убедиться, — наш продукт превосходит ваши ожидания.

Источник: 10 Reasons to Outsource Technical Writing Services

Тэги: аутсорсинг, организация работы, эффективность