Стоимость разработки контента (часть 2)

10.02.2014

Надеемся, мы не слишком вас напугали цифрами в предыдущей публикации? В тот раз мы рассмотрели стоимость при разработке контента в одном инструменте, сегодня обсудим другие. А если суммы всё же покажутся вам несоразмерно высокими, ждите наших следующих публикаций. У нас ещё есть, чем вас порадовать.

В предыдущей публикации я рассказывала о том, как дорого создавать контент в Word. Я говорила, что команда ваших писателей тратит около 50% своего времени и ваших денег, потому что не может использовать контент повторно. А ещё они борются с приложением Word.

Я привела простой расчёт, чтобы показать, сколько денег тратится на разработку контента и сколько теряется, если вы используете Word.

Давайте рассмотрим стоимость создания контента в FrameMaker или другом инструменте разработки более высокого уровня. Существуют инструменты лучше Word, но, возможно, и их недостаточно.

Тот же сценарий

Теперь картина выглядит так:

Так что же меняется с использованием FrameMaker или InDesign?

В неструктурированных инструментах FrameMaker или InDesign вы можете легко повторно использовать контент. Вы можете создавать отдельные файлы с текстом и/или графикой и привязывать их к другим файлам. Например, если первые 3 шага процедуры одинаковы, вы можете создать эти шаги как самостоятельный файл, а затем привязать к нужному файлу. Если контент в файле с шагами меняется, изменятся все файлы, связанные с данным.

Это хорошо. Это умный способ повторного использования контента.

Кроме того, FrameMaker или InDesign работают более качественно и без сбоев, а также более корректно отображают страницу. Большинство писателей, использующих любое из этих средств, более последовательно формируют форматы и макеты страниц (хотя я работала с файлами InDesign, которые неправильно использовали форматы, но это уже другая история).

Таким образом, мы сэкономили время/деньги на разработку контента. По моему опыту, использование FrameMaker или InDesign на 25% более эффективно, чем использование Word. У нас есть контент, который довольно легко использовать повторно, и мы не потратили столько времени на борьбу с инструментами.

Итак, стоимость одной страницы падает до 150$, а стоимость нашего 300-страничного нового руководства падает до 45 000$.

Общая сумма, которую мы вложили в документацию за 5-летний период, составляет около 8 560 000$, с учётом, что писатели выпускают одинаковое количество страниц. Хотя, так как они могут работать на 20% более эффективно, стоимость, вероятно, такая же, как и в Word (около 11 млн.), но мы получили на 20% больше контента – примерно на 42 000 страниц больше страниц, хотя и повторно использованного контента там больше.

Но есть проблема

Для повторного использования контента нужно:

• знать, что использовать повторно;
• найти это;
• использовать;

А вот и загвоздка. В неструктурированных инструментах FrameMaker или InDesign невозможно узнать, что возможно использовать повторно или где оно находится. Писателям придётся всё запоминать или записывать. Искать и использовать эту информацию придётся вручную.

По моему опыту, поиск контента, который можно и нужно использовать повторно, занимает столько времени, что большинство писателей предпочитают этого не делать. Обычно формируется часть контента, которую используют постоянно, но большая часть информации, которую можно было бы использовать, даже не рассматривается.

Это слишком сложно

Обычно происходит то, что целые главы используются повторно с разумным применением условий для отображения и скрытия контента для каждого вида поставки [Прим. пер.: окончательная версия продукта либо документации, поставляемая пользователю]. Опять же, это не плохой способ, но самый маленький кусок повторного контента здесь – это глава, не абзац или предложение (условный текст всё-таки). Контент «заперт» в главе, возможно, страниц на 40.

Еще в разговоре о Word я упоминала, что писатели обычно тратят 20% своего времени на борьбу с инструментом. В сценарии с Frame или InDesign 20% времени тратится на управление контентом, установку и сброс условий для отображения контента и прочие подобные действия, чтобы получить в итоге правильное отображение в формате PDF. Может быть, больше.

Контент – потребность бизнеса

Контент решает потребности бизнеса. Создание и поддержание контента стоит денег, как и любая другая деятельность, которая повышает ценность вашего бизнеса.

(продолжение следует)

Источник: The cost of developing content (part 2)

Тэги: MS Word, инструменты, организация работы, форматирование